大量給紙・省スペース設置を実現する
A4ドキュメントスキャナーで即時にデータ化
政府が適格請求書として請求書の様式を定める「インボイス制度」が2023年10月からスタートした。また、税務上の保存義務がある帳簿・書類をPCなどにデータ保存する要件を定める「電子帳簿保存法」も2024年1月から対応必須となった。前者は正確な消費税率と税額の申告、後者は国税関係帳簿書類の電子保存が必要となり、多くの中小企業にとって喫緊の対応要件となっているだろう。こうした経理業務の増大が予想される中で、なるべくデータ化に割く手間も時間も省きたい。エプソン販売のA4ドキュメントスキャナー「DS-531」「DS-790WN」「DS-C480W」は、大量給紙やe-文書法および電子帳簿保存法に適合した機能を有している。スムーズなデータ化に役立つ具体的な機能を見ていこう。
スムーズなデータ化を支援するスキャナー
A4ドキュメントスキャナー「DS-531」は読み取り速度が片面35枚（両面70面）／分※1でスキャンできる。複数の原稿を1枚ずつ読み取れる「ADF」（Automatic Document Feeder）で最大50枚を給紙可能で、スムーズなスキャン作業を支援する。カラー／グレー／白黒が混在している原稿でも、色を自動で判別して画像を生成するので設定の手間も減らせる。
続いて紹介するA4ドキュメントスキャナー「DS-790WN」は、読み取り速度が片面45枚（両面90面）／分※1に対応した。最大100枚まで給紙できる。有線LAN、無線LAN両方での接続が可能で、複数のPCでスキャナーを共有したり、スマートデバイスからもスキャンしたりできる。認証機能も搭載しており、スキャンするユーザーを管理できるのでセキュリティも安心だ。また、本体のパネルから書類をスキャンし、指定した宛先に直接データ送信＆保存する「PCレス」機能を搭載している。電子化によるデータの共有や活用の幅を広げるモデルだ。
最後にデザインと機能を一新したA4ドキュメントスキャナー「DS-C480W」を紹介しよう。スキャンした原稿が本体上部に排出される「Uターン給紙」を採用。排紙スペースがいらず、省スペースで活用可能だ。上部から前面に真っすぐ排紙する「ストレート給紙」の姿勢に変更すると、二つ折りA3書類や身分証などのプラスチックカード、通帳などの小冊子も手差しで1枚ずつ読み取れる。読み取り速度は、片面30枚（両面60面）／分※1だ。接続方法は無線LANに対応していて、PCレス機能も搭載。コンパクトながらも多彩に使える。
※1：エプソン自社測定基準値（使用環境・方法により異なる）
豊富なモデルからデータ化＆法令対応
エプソンのドキュメントスキャナーは、e-文書法および電子帳簿保存法の要件を満たした設定でスキャンできる「e-文書モード」に対応している。スキャナードライバー「Epson Scan2」の「お気に入り設定」から「e-文書（カラー）」「e-文書（グレー）」モードのいずれかを選択するだけで、自動的に法的要件を満たすデータを作成可能だ。ほかにも、仕分けや転送をコントロールするアプリケーション「Document Capture Pro」からの設定や、PCレス機能対応の機種では、本体の操作パネルからも「e-文書モード」を設定できる。利用シーンに応じて提案しよう。
DS-531、DS-790WN、DS-C480Wは複雑な操作をすることなく安心して書類を電子化保存でき、迅速なスキャンに対応する。これらのスキャナーを活用して契約書など紙書類のスムーズなデータ化と法令対応を進めよう。
※本製品は、e-文書法および電子帳簿保存法に適合した設定でスキャンできるが、スキャンしただけでは適正な電子化文書として認められない。各法令およびガイドラインに従ってスキャンしたデータを管理、運用してほしい。