あらゆる国税関係書類を電子保存一元管理！
改正電子帳簿保存法（以下、電帳法）に対応するには、電子データで授受した国税関係書類を、要件にのっとり保存・管理可能なシステムの導入を行う必要がある。しかし、国税関係書類のみを別システムで管理する場合、経理担当者は国税関係書類を管理するたびに専用システムを開かなくてはならず、手間になってしまう。また、システムの導入費用もかかるため、運用コストが負担になってしまうパターンも少なくない。そこで活用したいのが、ダイレクトクラウドのクラウドストレージ「DirectCloud」で提供される、「電帳法対応オプション」だ。高い検索性と長期保存を実現しているため、電帳法の要件を満たせる。
文書属性を基に素早くファイルを検索
DirectCloudでは、NASやファイルサーバーに散在しているファイルの一元管理が可能だ。ストレージ容量と月額料金ごとに五つのプランを用意しており、電帳法対応オプションはビジネス、プレミアム、エンタープライズの三つのプランで標準提供される。
電帳法対応オプションを利用することで、あらゆる国税関係書類の電子保存と一元管理を、DirectCloudで実現できる。電帳法に関係する書類以外もDirectCloudで保存可能なので、包括的なファイル管理を行えるのだ。
それでは、電帳法対応オプションで提供される主要機能を見ていこう。まず一つ目は、ファイルに付与する文書属性の項目を設定する「文書属性設定」だ。DirectCloud上の文書管理フォルダーへ保存するファイルに、文書種別、取引年月日、取引先、取引金額、事業者登録番号、メモの6項目を設定できる。DirectCloudの管理者は、属性の表示有無と入力必須属性の選択が可能だ。
二つ目は、文書属性を基にファイル検索ができる「文書属性検索」だ。検索方式はAND検索とOR検索から選択できる。文書属性設定と併せて活用することで、電帳法における検索要件を満たせる。
三つ目は、スキャンされた電子文書・電子取引文書を確認可能な「保存文書のプレビュー」だ。文書属性の項目は、保存文書のプレビュー時に確認が行える。電子文書の可読性・見読性を確保可能な上、ファイルの詳細を素早く確認することに役立つ。
改正電帳法に対応するメリット
こうした機能を備えるDirectCloudの電帳法対応オプションを導入することで、企業が得られるメリットは主に四つある。
一つ目は経理作業の効率化だ。電子データとして保存した電帳法対応のファイルを、対応外の文書と共に一元管理できるので、別システムを開く手間がなくなる。保存したファイルは文書属性項目を基に瞬時に検索可能なので、文書を探す手間も大きく省けるのだ。
二つ目は書類紛失リスクの削減だ。DirectCloudは、東京リージョンの3カ所のデータセンターにファイルを分散保存している。加えて拠点内サーバーをさらに冗長化して、高可用性を実現しているのだ。こうした可用性の高いクラウドストレージにファイルを格納するため、長期間にわたって国税関係書類の確実な保存が行える。
三つ目はコスト削減だ。経理以外の業務でも使用するクラウドストレージと、電帳法用のシステムをDirectCloudに一本化できる。別途ファイルサーバーやシステムを導入する必要がないので、導入・運用コストの削減が可能になる。
四つ目はセキュリティ強化だ。DirectCloudは、フォルダー・ファイルにきめ細やかなアクセスレベルの付与が行える。これにより第三者が無断でファイルをダウンロードしたり、閲覧したりするといった流出が防げるので、安全に国税関係書類の管理ができるのだ。DirectCloudの電帳法対応オプションで、効率的でセキュリティの高い国税関係書類の管理を実現しよう。