DX推進や新たな価値の創出をもたらす社内ポータル「Discoveries InSite」

従業員が必要とする社内の情報を網羅し、さまざまな情報へアクセスするための窓口として大きな役割を担う社内ポータル。従業員への連絡事項、社内規定の管理、プロジェクトの進行管理状況、社内ナレッジなど、散在しやすい情報を集約し、共有するための基盤として活用する企業が増えている。社内ポータル作成・運用サービス「Discoveries InSite」を提供するディスカバリーズに社内ポータルの魅力や導入メリットなどを聞いた。

　働き方改革の推進やコロナ禍を機にテレワークの普及が進んだことで、従業員のワークライフバランスは大いに向上した。その一方で、テレワーク時は、従業員同士の情報共有が滞ってしまったり、部門を横断した情報連携が取りづらかったりするなどの業務上の課題が浮上している。組織全体／部門／プロジェクトチームのそれぞれが保有している情報が膨大かつ散在しており、欲しい情報になかなかたどり着けないといった問題もある。

　そうした社内における情報共有の課題を解決するための施策の一つが、社内ポータルの活用だ。社内ポータルを導入することで、従業員への連絡事項、社内規定の管理、プロジェクトの進行管理状況、社内ナレッジなど、さまざまな情報を1カ所にまとめられる。従業員は社内ポータルにアクセスするだけで必要な情報を欲しいときに手早く取得できるようになるのだ。そんな社内ポータルの作成から運用、活用まで一括で行える製品が、ディスカバリーズが提供する「Discoveries InSite」である。

「当社は、これまで300社以上に社内ポータルや社内ファイル共有環境の設計・デザインなどのコンサルティングを行ってきました。この実績を基に開発したのが、スタイリッシュで洗練された社内ポータルを簡単に作成できるDiscoveries InSiteです。従業員同士の情報共有の促進や情報伝達の効率化に役立つ社内ポータルを、ITに関する知識のないユーザーでも短期間で設計・構築することができます」とディスカバリーズ 取締役副社長 小野健夫氏は話す。

　Discoveries InSiteはMicrosoft 365、Microsoft SharePoint、Microsoft Teamsと連携しており、Microsoft 365ベースのモダンUIに対応した社内ポータルを作成できる。

　Discoveries InSiteには、「ポータル」「ランディングページ」「文書管理」「ヘルプデスク」の四つのフレームワークが搭載されている。ポータルでは、直感的に情報が探せるデザインと操作性に優れたサイトの作成が可能だ。タイムラインに社内のニュースを表示したり、Microsoft Outlook／Microsoft OneDriveなどのアプリや休暇申請のような各種申請システムと連携させたりといった独自のカスタマイズを行えば、従業員の業務効率アップを図れる。従業員のサイト利用状況も常に確認することができる。

　ランディングページでは、「従業員に説明会に参加してもらいたい」「働き方改革推進チームに新メンバーを募集したい」といった情報発信を行うサイトが作れる。「応募する」「ビデオを見る」といったCTA（行動喚起）ボタン付きのページを作成し、アクセスやクリックの傾向を把握しながらの運用も可能だ。

　文書管理は、ファイルを一元管理し、社内のファイルが散在していて探し出せないといった課題を解決するものだ。従業員はタグや検索機能を駆使することで、時間をかけずに必要なファイルを手に入れられるようになる。

　ヘルプデスクでは、よくある問い合わせをFAQとして保存、チャットボットに自動回答させる社内ヘルプデスクサイトを作成できる。総務部門や情報システム部門といった問い合わせ対応が多い部署の負荷を軽減させられる。

「Discoveries InSiteの特長として、ITに関する知識のないユーザーでも最短1カ月の短期間で設計・構築できる点が挙げられます。ゼロから社内ポータルを設計、構築しようとすると、完成までに1年くらいの期間を要してしまうこともあります。社内ポータル構築に至った本来の目的があるはずですが、時間をかけて構築していくうちに、いつの間にかサイトを作ることが目的となってしまい、本来の目的達成に向けた活動がうまく続かないケースが多いです。Discoveries InSiteであれば、時間をかけずにサイトが作れるため、サイト公開後から目的達成に向けた活動に力を注ぐことができます。サイトの作成が目的ではなく、業務効率向上といった本来の目的達成や課題解決に向けた改善を重ねていけるのが、Discoveries InSiteの導入価値だと考えています」と小野氏はアピールする。

　ディスカバリーズでは、Discoveries InSiteのほかにも、情報と人をつなぐコミュニティーの仕組みを作り従業員体験（EX）の改善ができる従業員エクスペリエンス管理（EXM）プラットフォームの「Discoveries engauge」や組織の情報活用、コミュニケーションの実態をシステムログから数値化して計測する「Discoveries IntelliReport」などのクラウドサービスを提供する。

　ディスカバリーズ シニアマーケティングスペシャリスト 板子良二氏は「Discoveries InSiteと組み合わせることで、情報共有に加えて、コミュニケーションの活性化にもつなげることができます。当社の製品は、中小企業から大企業まで、規模や業種を問わずに使っていただける製品です。組織のDX（デジタルトランスフォーメーション）促進や新たな価値の創出などさまざまな可能性が広がっています。無償のトライアルも用意していますので、まずは試してみていただきたいですね」と話す。

　Discoveries InSiteの今後について、小野氏は「随時、機能強化を進め利便性を追求していきます。2022年秋ごろには、AIにより回答精度が向上したヘルプデスクのチャットボットをリリースする予定です。このチャットボットはTeamsアプリとしてもお使いいただけます。働き方の多様化によって、社内の情報共有やコミュニケーションの重要性は高まっています。これらの課題を抱えるお客さまの支援をしながら、ダイワボウ情報システム（DIS）さまと共にDiscoveries InSiteのビジネス拡大を目指して取り組んでいきます」と展望を語った。