今年4月の働き方改革関連法の施行を前に、大手企業ではこれまで以上に長時間労働の抑制や休暇の取得促進など、従業員のワークスタイルの改善や改革に取り組んでいる。大手企業だけではなく、中小企業も2020年4月1日からは、時間外労働の上限規制がスタートする。しかし、法律で決められたからといって、単に労働時間を短縮すれば問題が解決するとは限らない。重要なポイントは、新しい働き方を加速して、生産性を向上させた上で労働時間の短縮を目指すことにある。そんな働き方を実現させるのが、NECが提供する「Zoom」だ。

コミュニケーションのロスタイム

　ビジネスの多くは、従業員同士や社内外の関係者とのコミュニケーションによって成り立っている。例えば、システム開発というプロジェクトであれば、開発の依頼者と担当営業、システムエンジニアなど、複数の関係者が何度も会議や打ち合わせを行って、開発という実業務を推進していく。製造業であれば、設計担当、生産管理、営業、マーケティングなど、さまざまな分野のプロフェッショナルが「共創」して、製品を市場に送り出す。そのほかにも、点検や保守、フィールドサービス、さらに営業やプロモーション活動など、多くの業務が「誰かとのコミュニケーション」によって成り立っている。

　このように、労働の生産性や効率を大きく左右しているのがコミュニケーションにかかる時間だ。それは、単に会議の1時間とか客先での30分という時間だけではない。実際には、隠れた「ロスタイム」もある。仮に、客先で30分のプレゼンテーションを行うとすれば、社内での準備や移動を含めると、数時間を超える時間が費やされている。社内会議においても、フロアやビルが分かれているだけで、移動や準備のロスタイムが発生する。特に、社員だけではなく関係する外部のスタッフも含めた会議となると、その準備と調整にも時間がかかる。

　こうしたロスタイムは、日頃はあまり意識していないので、小さな無駄の積み重ねが労働時間の長時間化に大きな影響を与えている。このロスタイムを解消し、真の「共創ワーク」を実現するソリューションが、NECの提案する「Zoom」になる。

1ライセンスで同時参加人数は100名

　NECが提供するクラウド型の共創ワークソリューションZoomは、PCやスマートフォン、テレビ会議システムなどで共有できるビジュアルコミュニケーションだ。その最大の特長は、利用のシンプルさと接続の安定性にある。これまでにも、ワーキング革命に有効なコミュニケーションツールとして、数多くの製品が登場してきた。しかし、過去に開発されたビジュアルコミュニケーションツールの多くは、専用のハードウェアを必要としたり、特定の認証システムを経由しないと接続できなかったり、モバイル回線では安定した映像が視聴できないなど、さまざまな課題を抱えていた。中でも、中小企業における導入の障壁となっていた問題が、接続の難解さとライセンスの煩雑さにあった。

　例えば、グループウェアや統合ツールの一部サービスとして提供されているビジュアルコミュニケーションツールの中には、利用者全員がそのグループウェアや統合ツールのログイン認証を取得していなければならないケースがある。そうなると、社外のスタッフが利用できない。利用するためには、新たな登録を行うかライセンスを取得するなど、煩雑な手続きが必要になる。短期や1回限りのビジュアルコミュニケーションのために、それだけの労力をかけるのは、かえって生産性を低下させてしまう。

　また、ライセンス認証の関係などにより、ログインに必要なディレクトリサービスが利用できないモバイル回線からのアクセスでは、同一のビジュアル会議システムに接続できない、といった問題もあった。その結果、中小企業でのビジュアルコミュニケーションツールの導入は、促進されてこなかった。こうした課題をZoomは一気に解決する。

　米国で開発されたZoomは、海外では10ライセンスからの導入が前提となっている。しかし、日本でZoomを取り扱うNECでは、中小企業での導入を促進するために、1ライセンスからの契約で利用できる販売方式を提供している。1ライセンスでも同時に参加できる人数は100名と多い。その100名も、社内や社外などの制約はない。

　一つの会議を設定すると、Zoomは9桁か10桁の数字を発行する。ビジュアルコミュニケーションに参加したいユーザーは、その数字を入力するだけで、すぐに参加できる。この接続のシンプルさが、Zoomを利用する大きなメリットとなる。そして、実際に利用してみると、スマートフォンやモバイルWi-Fiルーターなどによるアクセスでも、ストレスのないビジュアルコミュニケーションを体験できる。

　もちろん、PCの画面なども共有できるので、会議室やホワイトボードがなくても、オンラインでFace to Faceに近い感覚で共創ワークを実現する。

社内から客先まで働き方改革に貢献

　Zoomを自社のビジネスでも積極的に活用しているNECでは、ビジュアルコミュニケーションによる共創ワークで、営業成績も伸ばしている。その一例が、新たなソリューション提案をZoomで行うビジュアルプレゼンテーションだ。

　NECでは、働き方改革関連法の施行への対策を急ぐ大手企業から、勤怠管理システム「勤革時（きんかくじ）」への問い合わせや注文が増えている。クラウド型で勤務時間をリアルタイムで見える化するソリューションとして、数多くの引き合いがあり、営業担当が客先への説明に追われている。そこで、Zoomを活用してシステムの説明やプロモーションを行い、より多くの顧客対応を実現しているという。Zoomには、ウェビナーと呼ばれるWebセミナー機能もあるので、1度に多くの顧客に製品の説明や提案のチャンスを広げられる。

　さらに、Zoomの提案はビジュアルコミュニケーションに関連するデバイスの販売促進というメリットがある。NECのPCをはじめとして、大型モニターやテレビ会議システムとも連携するので、Zoomの提案後にも商談を継続できる。まさに働き方改革の好商材と言えよう。

（PC-Webzine2019年3月号掲載記事）