Acrobat DCでMicrosoft Officeのファイルを快適PDF化

最近は、顧客や外部とのファイルのやりとりにPDFを使うのが一般的になっている。流用や改変を防ぐため――という理由が主だが、現実的には流用、改変もできてしまう。ただ、その手間がかかるし、そもそもPDFで提供している時点でそんな使い方をしてほしくないというアピールにもなっている。Microsoft OfficeのファイルをPDF化するなら、それぞれのアプリから簡単に作業できるが、本家のAdobe Acrobat DCを利用するとさらに便利に利用できるので、今回はExcelを例に使い方を紹介していこう。

文／戸田覚

PDFにする

　ExcelやWord、PowerPointのファイルを単にPDFにしたいなら、Microsoft Officeの機能で問題なくできる。ファイルのコピーを保存し、その際にファイル形式でPDFを選ぶだけなのでとても簡単だ。

Acrobat DCを組み込む

　Acrobat DCをインストールすると、Excelのメニューに「Acrobat」という項目が追加される。そのタブをクリックするとPDF化のメニューが色々表示される。
「PDFを作成」では、ブックすべてもしくは、シートごとのPDF化が可能。また、選択範囲のPDF化も簡単にできる。範囲指定しておくだけでよく、グラフだけをPDFファイルに保存することも手軽だ。
　ちなみに、Excelでも同様のことは可能だが、他のブックにグラフだけを貼り付けるなどかなり手間がかかる。

タブに「Acrobat」が追加された。クリックするとメニューが表示されるので「PDFを作成」を選択

PDFファイルをMicrosoft Office形式に

　Acrobat DCはPDFファイルをMicrosoft Office形式に書き出す機能も持っている。PDFを開いて、「PDFを書き出し」－「PDFを任意の形式に書き出し」でファイル形式を選べばいい。Wordやスプレッドシート、PowerPointなどが選択できる。
　実際に書き出してみると、レイアウトがやや崩れてしまうものの、少し編集すれば、十分に仕事の書類として利用できるはずだ。もちろん、改変禁止のファイルを変更するような悪用は厳禁だ。だが、前任者が作成したファイルがPDFでしか残っていないといった時には間違いなく重宝するだろう。