Wordにコメントや注釈をつける（3）

　変更履歴を記録するには、「校閲」機能の「変更履歴の記録」をクリックする。あとは、普通に書類を編集していけば良いのだが、慣れないと余分な編集が残ってしまうので注意してほしい。文字の編集はもちろん、スペースの挿入、書式の変更なども記録されるので、もし操作を間違えたら、元に戻す機能を使って処理しておくとよいだろう。

　変更履歴は、編集した様子が相手に伝わる。だが、最大のメリットは文章を編集したら、そのまま完成した書類として印刷などができることだ。つまり、変更履歴を表示せず修正が終わった書類として運用できるわけだ。
　この機能を使うことで、書類を直して完成させた状態で、どこをどう直したかが記録できるわけだ。ビジネスシーンではとても役立つ機能で、他のメンバーが「作成者が意図しない編集」を加えた場合でもすぐに把握できる。