Office製品にプラスαで役立つソリューションを紹介

iKAZUCHI (雷)
コラボソリューションガイド

ライセンス契約管理システム『iKAZUCHI(雷)』では、クラウドやサブスクリプションビジネスの負担を解消するさまざまなソリューションに対応している。複数のクラウドサービスの契約も一元的に管理できるiKAZUCHI(雷)を活用すれば、サービス同士の組み合わせ提案によって、ユーザー企業の業務効率化を大きく向上できる。第2回目では、日本マイクロソフトが提供する「Microsoft 365」にプラスαで組み合わせられるサービスを紹介していこう。

　Microsoft 365（以下、M365）は、業務アプリを備えるOffice製品ラインのサブスクリプションサービスだ。Officeを提供しているプログラムの中でも、販売代理店経由で購入できる「Microsoft Open License Program」が2021年12月で販売を終了する。現在、Microsoft Open License ProgramでOfficeを契約している企業は、早めのライセンス移行が必要だ。なぜならば、このライセンス販売が終了すると、次にOffice製品を購入する場合CSP Programに変更する必要があるからだ。

　CSP ProgramのOffice購入の選択肢としては、Office LTSCとMicrosoft 365の二つになるが、Office LTSCはサポート期間が最大5年と短く、特定業務用途の位置付けでもあり、サポート期限までのコストで見ても割高だ。これから買うなら、”オンプレのみ”より”オンプレ＆クラウド”のMicrosoft 365が便利と言える。 Suiteプランを選択すれば、TeamsやSharePointの利用ができるので、今の時代に合ったハイブリッドワークが実現可能だ。

　CSPへの移行と併せて、マイクロソフト製品を活用して業効率を上げるためのプラグインソリューションも提案したい。業務をサポートするソリューションと組み合わせた提案により、顧客が従来から抱える課題解決も実現する。

　ハイブリッドワークやBYODなどが進む昨今ではSaaSの利用が増えるが、別途で他社メーカーのIDaaSソリューションを導入するとコストがかかる。そうした場合に、単体のソリューションではなく機能を絞ったプラグインならセキュリティコストを抑えられる。また、在宅勤務では書類の承認作業が複雑化しやすい。承認作業の簡素化には、ワークフローツールを活用する手がある。ワークフローツールとしては、マイクロソフト製品で「Work Flow」というツールがあるが、申請後の差し戻しや回覧などがしにくいため、Teamsなどと連携して効率的に済ませたい。

　データの保有場所がクラウド化するハイブリッドワークのセキュリティ管理においては、OutlookだけでなくSharePointやOneDriveといったストレージも保護できたら安心だ。万が一Outlookに障害が起きた際、セカンダリメールで対応する場合も、UIがOutlookと遜色なければ運用しやすいだろう。M365の継続的な運用に向けてそれぞれのハイブリッドワークに伴う課題にマッチしたソリューションは、次のページで紹介していく。

M365は、IDとパスワードの入力で複数の端末からアクセスできるため、未許可の端末などからデータが不正に漏えいする可能性が高い。ネクストセットのIDaaSサービス「ネクストセット・シングルサインオン for Microsoft」を活用すれば未許可のPCやスマートフォンを制限してM365を利用できる。「Dropbox」「Amazon Web Services」「Chatwork」「kintone」など豊富なサービスに対応しており、外部システムともセキュアに連携可能だ。

ネクストセットのワークフローソリューション「ネクストセット・ワークフロー for Microsoft 365」は、代理承認や署名捺印、条件分離といった複雑なワークフローをSharePoint、Teamsなどで効率化できる。システムプロセス構築がメインのSharePointのワークフロー機能と比較して、複雑な承認業務フローに対応するため差し戻しや回覧などもスムーズに行える。新機能として申請一覧画面から複数の項目を完了する「一括承認機能」や承認催促メールを送信する「催促メール通知機能」などを利用できる。

OutlookやSharePoint、OneDriveなどのセキュリティをカバーするのがトレンドマイクロのAPI型セキュリティソリューション「Trend Micro Cloud App Security」だ。ドキュメントエクスプロイトの検出技術と挙動分析によりメールに添付されたWordやExcel、PowerPointなどの不正プログラムや、それを呼び込むURLを検出・ブロックする。従業員のアカウントや端末の乗っ取りなども検知可能だ。

M365でのシステム障害の発生に備えて、サイバーソリューションズが提供しているメールセキュリティサービス「EMERGENCY MAIL for Office 365」を導入しておけばメール送受信を滞りなく行える。EMERGENCY MAIL for Office 365は、Outlookなどのメールソフトと遜色のない画面レイアウトと機能で構成されており、UIの見やすさが特長だ。オプションとして、本サービスで送受信したメールデータをM365に移行するサービスも提供している。緊急時でも業務を止めないセカンダリメールサービスとして活用できる。