業務中のコミュニケーションで重視したいのは、やりとりのスピードだ。メールのようにアドレスの指定や件名の設定などを行わず、メッセージが送れるビジネスチャットにやりとりを集約したいが、ビジネスチャットではサイズの大きいファイルが共有できない場合がある。その際は外部のファイル転送サービスを挟む必要があり、送付に手間がかかってしまう。またビジネスチャットだと、社外の人物とやりとりできないケースも発生する。加えて、重要なデータをチャットで送信するに当たって、セキュリティに対する懸念もあるだろう。そうした悩みを全て解決するのが、Chatworkのビジネスチャット「Chatwork」だ。
社外の人物とも円滑にやりとり
Chatworkは44万社で685万人以上が利用し、多くのユーザーに支持されるビジネスチャットだ。主な機能に、ほかのユーザーとチャットをする「チャット」機能、タスクの作成・編集をする「タスク管理」機能、Word／Excel／画像などのファイルのアップロード・管理・プレビュー・ダウンロードができる「ファイル管理」機能、チャット参加メンバーと通話が行える「ビデオ／音声通話」機能の四つがある。社内だけでなく社外の人物ともチャットやファイルのやりとりができるので、円滑なコミュニケーションを実現可能だ。
それでは、各機能の特長を見ていこう。一つ目はチャット機能だ。この機能では、1対1のチャット「ダイレクトチャット」のほか、複数人でのチャット「グループチャット」も行える。チャットでは絵文字も使用でき、気軽なコミュニケーションの実施に役立つ。
二つ目はタスク管理機能だ。自分のタスクの把握はもちろん、ほかのユーザーにタスクを割り振ることも可能だ。割り振られたタスクを完了させると、チャットに通知を送れる。割り振った相手に完了を伝えられるので、仕事の進行状況を明確にできるのだ。
三つ目はファイル管理機能だ。1ファイル当たり最大5GBのデータをアップロード可能だ。メールでは送信が難しいサイズのファイルもやりとりでき、プロジェクトに必要な画像データの確認や、サイズが大きいExcelファイルの確認もスムーズに行える。
四つ目はビデオ／音声通話機能だ。文字だけでなく対面でも会話できるので、重要事項の伝達も安心して行える。自分のPCの画面を相手に共有する「画面共有」機能も使えるので、資料を参照しながらのWeb会議も実現可能だ。
これらの機能を用いてChatworkで送信されたデータは、高い信頼性と実績を持つデータセンターで厳重に保管される。さらにデータセンターは日本国内リージョンで管理されているので、顧客は万全なセキュリティの中で安心したコミュニケーションが行えるのだ。
多様なサービスと連携可能
Chatworkはさまざまなサービスと連携が可能だ。例えばサイボウズの「kintone」と連携すれば、Chatworkからkintoneへ書き込みが行えるようになる。kintone上に作成した経費精算アプリへの書き込みや日報への記入などが、Chatworkから手軽にできるのだ。kintoneを開く手間がなくなり、ロスタイムを削減可能だ。またGmailと連携すれば、重要なメールを受信した際、チャットに通知を送るように設定できる。ほかにも勤怠管理システム「ジョブカン」をはじめとした多様なサービスと連携でき、Chatwork上に通知を集約したり、Chatworkから各サービスに書き込みをしたりといった業務の効率化を実現可能だ。
実際に、自社の生産管理システムとChatworkを連携させた活用事例がある。これにより生産管理システムで異常を検知した際に、Chatworkに通知が来るようになった。発生した異常を迅速に確認できるようになり、業務効率の改善につながった。
社内／社外を問わないやりとりに加え、多様なサービスとの連携も可能なChatworkで、コミュニケーションの活性化を実現しよう。
※2024年7月1日より株式会社kubellへ社名変更。
