いますぐ読みたい「働き方ブック」レビュー - 第12回

日本人を机に縛り付けてきた「紙とハンコ」から150年ぶりに解放される日

『電子契約の教科書 基礎から導入事例まで』宮内宏・著

明治維新以来「紙とハンコ」で回ってきた日本社会。だがスマートワークの波は確実に「ハンコレス＝電子契約」へと進んでいる。今回は、業務の効率化が求められる「働き方改革」を進めるうえで最初の難所になる電子契約を、たった一冊で広く深く勉強できてしまう凄い本をご紹介！

文／成田全

“電子契約”の時代は15年以上前から始まっている

　福岡県の志賀島で出土した、日本に現存する最古の印である国宝「金印」。純金製の王印は建武中元2年（57年）、後漢の光武帝が倭奴国王に与えたと『後漢書』に記載されているという。それから約1800年後の明治4年（1871年）、太政官布告第456号「諸品売買取引心得方定書」によって実印制度が定められたことが、庶民がハンコを使う契機になったと言われている。

　それからさらに約150年、日本では「紙にハンコ」の文化が続いている。「俺は押さんぞ！」とゴネる人が出ると、途端に事態が滞ってしまう相変わらずの状態だ。また複写式の用紙にボールペンでゴリゴリと文字を書き、めくった先にポンポンポンとハンコを押す昔ながらの作業をやっている方も多いことと思う。ところによってはその用紙を何枚も出さないと仕事が終わらない、なんてこともあるという。

　しかし世の中の流れは確実に「ハンコレス」へと進んでいる。日本では2000年に政府によって日本型IT社会の実現を目指す「e-Japan構想」が策定され、同年には「電子署名法（正式名称は「電子署名および認証業務に関する法律」）」を制定、2001年から施行されている。実はもう15年以上前から電子契約の時代は始まっているのだ。

　そして業務の効率化が求められる「働き方改革」が進む今、このまま非効率の極みである「紙にハンコ」を使い続けることは、会社存亡の機となりかねない。とは言うものの、これまで連綿と続いてきた制度を変えるというのは一朝一夕にできることではないだろう。そこで今回ご紹介する『電子契約の教科書 基礎から導入事例まで』を読み、「変えるとどうなるのか、何がメリットなのか、困ることはないのか」を知ってもらいたい。

電子契約の4つのメリット

　本書は「教科書」と謳っている通り、電子契約についての基礎的な内容と導入・活用するための具体的、技術的な内容が法律をベースに説明されている。それだけに、読むのには少々骨が折れるのだ。

　そこで本書の読み方としてお勧めしたいのが、「第1章」→「第5章」→「第6章」という順番で先に概要とメリット、具体例を頭に入れてしまうことだ。

「第1章 電子契約とは」に目を通すと、電子契約にはどんなメリットがあるのかがわかる。紙とハンコに固執する人が電子契約と聞いて心配するのは「秘密が漏洩するのではないか」「書類を改竄されないか」「法的に無効にならないのか」といったことだろう。さらには「自分の手で現物の紙とハンコを持たないと不安」という度を越した心配性な人がいるかもしれない。しかし冷静に考えてみてほしい。紙には紛失や盗難、焼失する危険があり、また台風や地震といった災害によって失われてしまう可能性もある。

　電子契約のメリットは大きく分けて4つある。まずは「収入印紙や郵送費の削減」だ。そして紙を印刷する手間が省け、印刷した文書に押印して郵便などで先方へ送り、押印して返送してもらう時間のロスがなくなるので「大幅な時短」が可能となる。それから昨今問題となっている「コンプライアンスの問題」も、電子化によって外部からアクセス可能になることで、監査・監視体制が取れる。また電子契約には原本とコピーの違いがないため、コピーを遠隔地のストレージへ収納しておくなど「リスク分散」も可能となる。

お金も、時間も、手間も、リスクも、スペースも圧縮

　続く「第5章 電子契約の普及」では、2001年から他の業界に先駆けて見積もり依頼～請求・決済まで電子契約にした建設業界の取り組みを紹介。また購買部門での導入が主流となっている状況から、今後は販売部門へ、そして企業間のBtoBから個人とのやり取りができるBtoCへ、さらには大企業が中心となるハブ＝スポーク型から、大小を問わず企業同士がつながるメッシュ型への移行が期待されている現状が解説される。

　最後の「第6章 電子契約導入事例」では、新規出店のための工事関連書類を電子化したファミリーマート、取引先と書面で行っていた請求書受領・検収金額確認に関する業務フローを電子化した東亞合成グループ、法人向け賃貸契約サービスを電子化したレオパレス21を紹介している。

　これらのことを頭に入れた後に、電子契約を導入・運用するための具体的な内容である「第2章 電子契約の基盤―電子署名と電子署名法」「第3章 電子契約の導入の実務」「第4章 電子契約と法規制」を読むと、電子契約には何が必要で、どのようなアクションが必要なのかわかりやすくなることと思う。そして劇的なスピードで仕事が進む電子契約を取り入れることをすぐに検討しなくてはならない理由もわかることだろう。

「紙にハンコ」はこれまで当たり前にやってきたことなので、それほど手間になると思われていないかもしれないが、塵も積もれば山となってしまう。そして第4回で取り上げた「テレワーク」、そして第5回「PC・スマホ・クラウドの活用法」など、会社へ行かなくても仕事ができることが働き方改革に必要であることはこれまで何度もご紹介してきた。しかし「紙にハンコ」があると、そのためだけに出社する必要が出てくるのだ。働き方改革を推進したい会社は、ウェブ会議などのシステムの構築を急ぐ前に、まずはペーパーレス化と電子契約に全力で取り組むべきなのだ。お金も、時間も、手間も、リスクも、そして書類を置くストレージのスペースも圧縮できる電子契約について不安を抱えている方は、ぜひ本書で圧倒的なメリットをご理解いただきたい。