ソフトウェア販売のお役立ち情報！日本マイクロソフト「Microsoft 365」、イナゾウ内線受付システム「C-STIMATO」の組合せをご紹介

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Solution Theme
Microsoft 365 × C-STIMATO

　Microsoft 365（以下、M365）は、Word、Excel、PowerPoint、Teamsなどさまざまなビジネスアプリケーションを備えたマイクロソフトのOffice製品ラインのサブスクリプションサービスだ。

　例えば、TeamsはチャットやWeb会議などチームでのコミュニケーションに有用なアプリケーションだ。また、タスク管理などさまざまな作業のやりとりを共有しやすい。Outlookはビジネス向けのメールアプリケーションだ。スケジュールといった機能も充実しており、チーム内の週ごとでの予定なども確認しやすい。

　これらのM365アプリケーションは、柔軟かつスムーズなリモートコミュニケーションを実現するオフィススイートだ。その役割はオフィス回帰の動きが出てきた昨今も同様だろう。しかし、オフィスで働く中で、全ての情報をM365に集約したい、というニーズも出てきている。今回はそうしたニーズに応えるアドインを紹介していこう。

受付からすぐに来客通知＆内線連絡

　リモートワークやリモートコミュニケーションはコロナ禍を経て柔軟な働き方を考える際の一つの手段となった。一方で新型コロナウイルス感染症が落ち着きつつあることや業務管理の観点で、勤務場所を自宅からオフィスに戻すオフィス回帰の波もある。これにより、勤務場所の選択肢が広がり、仕事とプライベートのメリハリが付けやすくなったと言えるだろう。それは単純にリモート対応により移動の手間などを時短できるだけではなく、対面での打ち合わせや商談が望ましい場面など、従来の価値観を尊重しつつ臨機応変に業務を行えるようになったことを意味する。リモートワークとオフィスワークを両立するハイブリッドな働き方は、社内のスムーズなコミュニケーションだけでなく、従来から続いている顧客との信頼関係維持のためにも重要だ。

　オンライン上に代替できる業務を見てみると、チャットでの社内外とのやりとり、Web会議ツールでの会議や商談、会議室予約がある。例えば、物理のホワイトボードではなく、Outlookなどのスケジュール機能上に予定を登録すれば、手軽かつ正確に記録できるのだ。その中でも、ヘッドセットなどを使うWeb会議は、リアルの音声に気が付きにくい。例えば来客があっても、気が付かないまま、顧客を何分も会社のドアの前で待たせてしまうと印象がダウンし、今後のビジネスに影響を与えかねない。

　こうした状況で活用したいのが、受付システムだ。しかし、受付システムを活用する上でも課題がある。従来の受付システムでは、担当者名や部署名を入力・検索するため、従業員情報が外部に漏れやすいのだ。さらに、受付システムの機能がチャット通知のみの場合、担当者が即時に対応することが難しいケースもある。例えばWeb会議が長引いているときや、複数のチャット通知を同時に受信するときなどだ。業務のコミュニケーションがM365などのツールに集約されるほど、従来の受付システムでの連携（チャット通知のみ）では即時の対応が難しいという懸念に心当たりのある方も少なくないのではないか。上記の点を踏まえ、来客時に受付と連動してセキュアに担当者に通知できる仕組みがあれば便利だ。そこで、イナゾウの受付ソリューション「C-STIMATO」を見ていこう。

カレンダー連携で営業管理にも

　C-STIMATOは、来客時のスピーディーな電話応対と従業員情報の保護が可能なタブレット型受付システムだ。来客はiPadへのタッチ操作で内線を通じて担当者を呼び出せる。受付の段階で直接内線につなげられるので、取り次ぎの手間を減らせる。

　来客がC-STIMATOで呼び出すと、TeamsやSlackといったチャットアプリケーションへ通知される。担当者がPCで作業していても気が付きやすい。入退室は自動的に記録されるので、運用負担が少ない。

　手順としては、まず来客が呼び出して担当者へ発信すると管理画面で入館記録が残る。担当者は来客とのやりとりの終了後、チャット通知の中の「退館記録」をクリックすると管理画面で退館記録が残せる。退館記録をクリックすると、管理画面上で該当の来客の退館時間を確認可能だ。CSVでの過去のデータの取得もできる。

　来客予定とそれ以外の予定でスケジュールが立て込んでいる場合は、普段使っているカレンダー機能で事前に確認しておけたら準備がしやすい。C-STIMATOでは、Microsoft Outlook（以下、Outlook）のカレンダーやkintoneカレンダーなどとの連携に対応している。予定や顧客情報を入力するとOutlookカレンダーやkintoneカレンダーに反映可能だ。C-STIMATOでの来訪履歴と面談予定といった顧客情報を普段使っているカレンダーアプリに突き合わせられるので、営業管理ツールとして効率化を図れる。

　セキュリティに対する懸念もカバーしている。例えば、来客受付の段階で担当者名や部署名の入力が不要な点だ。従来型の検索可能の受付システムだと従業員情報が漏れやすくなり、悪徳な営業や情報窃取によるサイバー攻撃などリスクが増える。しかし、C-STIMATOはそうした個人情報を晒すことなく、来客と担当者間で迅速にコミュニケーションができるのだ。

　管理画面は、ワンタイムパスワードなどを活用した多要素認証によってセキュリティを保護できる。ログイン方法としては、最初に管理画面にログインする際にeメールとパスワードを入力すると、入力したアドレスにワンタイムパスワードが届く。次にワンタイムパスワードを管理画面に入力すれば、管理画面にアクセスが可能となるのだ。

　オンラインとリアルを行き来するビジネスパーソンにとって、C-STIMATOは来客時の電話応対という物理コミュニケーションへの架け橋となるだろう。