長文を要約する
まずは、長文を要約していこう。「書類を読まなければいけないけれど時間がない」「内容は知りたいけど、長文を読むほどの重要性はない」と言ったときに、この要約が役立つ。例えば、取引先から送られてきた提案書が20通あるとしよう。これまでは、時間がないから一部読むことになり、タイトルや相手の能力を基準に読む物を決めていたかもしれない。
だが、Copilotを利用すれば、全部を要約して内容を把握し、仕事にマッチした物を読み進めていけばいいのだ。要約はプロンプトに「要約してください」と入力するだけなので簡単だ。実は、ファイルを開いていない時点でも要約が可能だが、その方法は後日アップするTeams編で紹介する予定だ。
文字数を指定して要約する
要約の結果が好ましい場合は何ら問題がない。だが、要約が長すぎて読むのが大変だったり、逆に短くて全貌がわからないと思われることもあるだろう。そんな時には、文字数を指定して要約することができる。
「200文字で要約してください」などとプロンプトを書くだけでOK。指定した文字数に要約してくれる。もちろん、500文字でも、1200文字でもいい。
最初は短く要約し、興味を引いたり、理解できない部分があったら文字数を増やしてもいいだろう。
おすすめは箇条書きでの要約
個人的におすすめするのが、箇条書きでの要約だ。箇条書きにすることで、内容が端的に理解できる。書いてあることとその順番が把握できるので、まずは箇条書きで内容を把握し、必要に応じて本文を読んだり、もう少し長文のテキストで要約すればいいだろう。
なお、箇条書きでの要約は、アウトラインに作り替えてPowerPointのスライドのベースにすることもできる。
要約を使いこなせば、一昔前のように「書類はA4用紙1枚にまとめろ」といった作業が無意味になる。読み手が自分の空き時間と重要度、理解度に合わせてまとめてしまえばいいのだから。
次回は、文章を読みやすくする方法を紹介する。
