働き方改革の基礎知識 最終回
働き方改革を実現するために必要なソリューションとは
テレワークな1日の中から必要なソリューションが見えてくる
働き方改革を実行しようとしたとき、これまでの特集で何をすべきなのかは理解していただけたと思います。ただ、改革を実現するためにどうしたらいいのか、どこから手を付けたらいいのか、悩んでいる経営者も多いことでしょう。改革を推進するには、意識改革やルール作りだけではうまくいきません。従業員が効率よく働きやすい環境づくりが必要です。そのためには最適なソリューションを導入することが必要不可欠になります。最終回では、テレワークな1日で見られるシーンから利用されているソリューションをご紹介します。
文／編集部
9:00 自宅でお仕事開始。まずはメールチェックから！
主に必要なソリューション
毎朝、満員電車に揺られてやっとの思いで出社。始業とともに大量のメールをチェックしてそれを処理するのに時間を割かれ、朝からぐったりする人も多いことでしょう。でも、テレワークならそんな通勤地獄は関係ありません。自宅に居ながら、ノートPCで社内ネットワークへ接続。コーヒーでも飲みながらメール処理も捗ります。
自宅で仕事をする場合、会社から支給されたノートPCを使ったり、BYODを認められた端末を使う必要があります。社内ネットワークへのアクセスはVPN経由だったり、各種サービスはクラウド経由だったりしますが、まず使用するマシンをしっかりと管理しなくてはなりません。
たとえば、ノートPCを持ち出したときに紛失してしまったり、セキュリティ的に問題のあるアプリやサービスを使われて、情報が漏えいしても困ります。マシンの管理に最適なのが、「EMM」（エンタープライズモビリティ管理）と呼ばれる、モバイル端末を一元管理・運用するソリューションです。「MDM」（モバイルデバイス管理）や「MAM」（モバイルアプリケーション管理）、「MCM」（モバイルコンテンツ管理）が1つになったもので、各端末の管理はもちろん、利用できるアプリやコンテンツも制限でき、端末を紛失しても、遠隔操作でロックを掛けたりデータを削除したりできるので、セキュリティ的にも安心です。また、クラウドサービスへのアクセスも認証系ツールを使えば、シングルサインオンで簡単にすべてのアプリが利用できるようになり、いくつもパスワードを覚える必要もなく、使い勝手とセキュリティ面を両立させられます。もちろん、ノートPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど各種端末に対応しています。
ただ、EMMだけの管理では不安な面もあります。インターネットへアクセスする以上ウイルス対策は必須です。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットも例外ではありません。国内では昨年からランサムウェアが猛威をふるい、いまだに収束の気配がありません。一度かかってしまうと、ファイルが暗号化されて読み取れなくなり大変な損害になりかねません。最近は、セキュリティソフトもクラウド対応し、導入コストと負担を軽減したソリューションがでてきています。万が一に備えることが、企業の信頼性を高めることになります。
10:30 チームのミーティングに自宅から参加
主に必要なソリューション
毎週開催されるプロジェクトチームの定期ミーティングに、今日は自宅から参加。メンバーは会議室にいる人もいれば、テレワークで外出先や自宅から参加する人もいます。会議室以外から参加するメンバーはWeb会議システムを利用します。ノートPCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも気軽に参加でき、会議で使う資料のやり取りや表示もできます。映像での参加だけでなく、音声やチャットのみの参加も可能で、場所や通信環境に合わせて変更できます。
誰が会議室にいて、誰がテレワークなのかは毎回決まっていないので、誰でもWeb会議で参加できるよう、グループウェアを利用してチームメンバーと情報を共有しています。メールで情報を共有しようとすると、情報がどこにあるのか見つけづらく、ほかの大量のメールによってスルーしてしまう可能性もあります。グループウェアは部署ごとやプロジェクトごとなどメンバーを絞って利用できるので、会議の開催や場所の告知、参加の可否などがメンバー全員で共有できます。
13:00 近所のカフェでプレゼン資料作成。 チームメンバーにも意見を聞こう
主に必要なソリューション
食事を兼ねて外出。気分転換にもなるので、カフェで仕事をすることに。テレワークは自由に場所を変えて作業できるため、集中力を高めるのにうってつけです。今日は取引先へ伺うための資料を作成。あらかたできているがチームメンバーにちょっと意見も聞いてみたい。昔なら電話で話すのかもしれませんが、相手が電話に出られるかわからないし、資料を見ながら話もできないので、ここはコミュニケーションツールを使います。チャットでメッセージを送れば、相手が返信できる状態ならすぐに反応が返ってきます。資料も送って確認してもらえるので、すぐに意見ももらえるでしょう。複数のメンバーと同時に会話もできるので、ちょっとしたミーティングも開けます。
また、グループウェアを活用するのも一つの手です。資料を共有して意見を集約したり、進捗管理や作業の報告にも使えます。グループウェアとWeb会議、コミュニケーションツールは、連携して利用すれば、さらに仕事がはかどります。
16:00 取引先を訪問。お客さまの突然のリクエストに応える追加資料を提示
主に必要なソリューション
資料作成後、そのまま取引先へ。打ち合わせ中にお客さまからの要望に対し、別の資料を提示することに。この時利用するのがクラウドストレージサービスを使ったファイル共有です。複数のマシンを使っていても、作業用フォルダーをクラウドストレージにしておけば、いつでもどこからでもどんな端末からでもアクセスできます。会社においてあるデスクトップPC内のストレージに入れておいたら、このような急な要望に対してすぐ応えられず、スピーディーに仕事が進みません。また、メンバーと資料を簡単に共有できるのも便利です。ほかのメンバーから資料の要望があったら、メールやコミュニケーションツールでファイルを添付なんてことをせずとも、資料へのリンクを送るだけ。外出先の場合は、大きなファイルサイズでもほとんど通信料がかからずにすみます。
また、お客さまへ在庫状況を確認されたときに、一旦会社へ戻ったり、電話で聞いてみたりといったケースもよくあります。そんなときに役立つのが、クラウド化された経理・販売管理システムです。クラウドなので、場所を選ばず在庫確認が行えるので、すぐにお客さまへ返答できます。ファイル共有では賄えない部分は、このようなソリューションの導入がオススメです。
17:30 商談終了。商談内容をスマホで報告
主に必要なソリューション
商談も無事終わり、今回の商談内容について報告。以前なら帰社して入力していたものが、今なら日報などを登録・管理するシステムを導入、外出先からスマホでも登録可能です。在宅勤務でも進捗情報はコミュニケーションの1つなので欠かせません。グループウェアで代用するのもいいですが、ほかのメンバーの業務や現状、売上などを集約分析するには、業務に特化したシステムの導入が効率もよく成果もあがるでしょう。こういったソリューションの導入は、テレワークやモバイルワークを実現するために欠かせません。
18:00 本日のお仕事は終了。お疲れ様でした！
このようにテレワークな1日は、さまざまなソリューションに支えられて仕事を加速させています。ほかにもテレワークだと難しかった、その日の経費を精算したり、受注データを入力したり、あるいは営業先で取引先の情報を調べたりするのも、クラウドサービスによって可能になってきました。いつでもどこでもそういった情報へアクセスできると、わざわざ会社へ戻って作業する必要がなくなり、時短にもつながります。また、人事や給与などHR系をクラウド化することが働き方改革にも直結するため、今もっとも注目されています。
こうして、テレワークな1日で利用しているさまざまなソリューションを紹介してきました。以下に今回紹介したオススメのソリューションを紹介しています。また、当サイトにはキーワードからソリューションを検索できるシステムが用意されています。目的に合わせて検索してみてください。
今回紹介した業務・作業で利用したいお勧めのソリューション一覧
| カテゴリー | お勧めするソリューション |
|---|---|
| エンドポイントセキュリティ | ウイルスバスタービジネスセキュリティサービスDIS |
| 情報漏えい対策 | Workspace ONE |
| Web会議 | Office 365（Skype for Business） |
| コミュニケーション/SNS | Office 365（Skype for Business） |
| グループウェア | Office 365（Office 365 Planner） |
| 業務管理（財務/会計/販売） | PCAクラウド |
| ファイル共有 | Office 365（One Drive） |
ウイルスバスタービジネスセキュリティサービスDIS
トレンドマイクロの「ウイルスバスタービジネスセキュリティサービスDIS」は、ウイルスから端末を守るクラウドサービス型のセキュリティソフトです。パターンのアップデートもクラウドから一括で行なえ、ランサムウェアにより万が一暗号化されても、バックアップから復旧するなどの機能が備わっています。
Workspace ONE
VMwareの「Workspace ONE」は、働き方改革を支える次世代IT基盤です。世界一のシェアを誇るEMMであるAirWatchと、様々なデバイスからのアクセスをシングルサインオンで可能とするIdentity Managerなど、VMwareが提供するソリューションをパッケージング。デバイス管理機能による情報資産の保護や、コンテンツマネージメント機能によるコンテンツの一斉配信、さまざまなデバイスから1回の認証でのアクセス（シングルサインオン）なども可能に。エンドユーザーの利便性と企業セキュリティの両立を実現します。
Microsoft Office 365
日本マイクロソフトの「Microsoft Office 365」は、WordやExcel、PowerPointだけでなく、働き方改革に効くアプリが充実しています。グループウェアの「Planner」を使えば、チームで取り組む作業の進捗状況や報告などの情報を一元管理・可視化。「Skype for Business」なら、ビデオでも音声でもチャットでもWeb会議を行え、メンバーとの連絡も電話でなくコミュニケーション可能。クラウドストレージサービス「OneDrive」も用意されており、一人あたり1TBの大容量のストレージを利用できるため、容量を気にせずデータ保管ができます。個人としてもチームとしても、Office 365を導入し活用すれば働き方改革が一気に進みます。
PCAクラウド
ピーシーエーの「PCAクラウド」は、これまでパッケージとして販売してきた経理や販売管理、人事や給与、就業管理など、さまざまなアプリケーションをクラウド化。クラウド環境にてこれまでのパッケージアプリと遜色なく扱えるようになっています。しかも常に最新の状態で利用でき、いつでもどこでもアクセスできるので、社内に限らず社外からもスムーズに入力・確認ができます。生産性の向上に一役買うことはまちがいありません。
kintone
サイボウズの「kintone」は、現場が必要とする業務システムを誰もが簡単に作成できるクラウドサービスです。職種・業種別に50種類以上のテンプレートが用意されており、用途に合わせて導入できます。日報や案件管理、問い合わせ管理など、いろいろと用意されたアプリを活用・集約して、情報共有や分析なども行えます。
「特集 働き方改革の基礎知識 2017」
- 第1回 日本一スマートに働くお役所!?公開中！
- 第2回 働き方改革は待ったなし！公開中！
- 第3回 タイムリミットはあと2年！公開中！
- 第4回 テレワークは大企業でなくても効果大公開中！
- 第5回 “働き方改革”は短期的には非効率公開中！
- 最終回 働き方改革を助けるソリューションこの記事
