表の罫線と色分け

　罫線と色の違いは、基本的には使い方次第になる。モノクロのプリンターで印刷するなら、色は当然モノクロしか使えない。これまでは、一般的な仕事でモノクロのプリンターしか使わなかったので、罫線が重宝されたわけだ。

　ところが、最近はカラープリンターを利用できる企業が増えている。さらに、そもそも紙への印刷をせずに、PDFなどでファイルを送るケースが多い。こうなると、印刷の制約からは解放される。色を自由に使えるのだから、モノクロ一辺倒でなくてもいいはずだ。

1行おきに色を付ける

　表が少し大きくなってくると、ちらちらとして数値が見づらくなる。そこで、おすすめなのが1行おきに表に色を付ける方法だ。

　Excelでは、1行おきに色を付けるだけの機能は用意されていない。いくつかの方法が用意されていて、条件付き書式で工夫するケースもある。

　だが、わかりやすく簡単なのは、「テーブルスタイル」の利用だ。表をテーブルに変換し、スタイルで1行おきに色が付いているスタイルを選ぶだけだ。

　ここでは、多くのビジネスシーンを考慮してモノクロで作例を作成しているが、用途が見合えばカラーでももちろんかまわない。

テーブルを解除して使う

　この方法は、とても簡単なのだが、問題は、テーブルだと見積書などには使いづらいこと。今回の例でも、店名の下に1行不要な「列1、列2……」という行が自動的に追加されている。この行は、クリックすることで並べ替えができるのだが、見積書などにはいらない。

　そこで、テーブルスタイルを利用して装飾した後に、テーブルを解除して普通の表に戻してしまえばいい。その上で、不要な集計用の行を削除すれば完了だ。

　作業は少々面倒だが、難しくはない。テーブルになっている部分を右クリックして、「範囲に変換」を実行すれば、通常の表に戻る。続いて、不要な部分を削除すればOKだ。

色を使って見やすく

　1行おきに色を付ける方法だけでなく、表のカテゴリごとに色を付けて見やすくする方法もある。用途によっては派手すぎるかもしれないが、見やすいことは間違いない。見やすさと派手さのバランスを考えながら利用して欲しい。