箇条書きを見栄えよく

　Wordでは、以下のような書類を作ることがあるだろう。地域ごとの売上やシェアを記録した箇条書きのようなものだ。よくありがちな資料なのだが、意外にデータが整っていない。例えば営業所の名前も、名古屋だけが6文字になっており、他は5文字だ。

　また、売上の数字も桁数が違っている。ありがちなデータだが、これをうまく並べようとして、スペースを挿入して整えているケースが意外に多いのではないだろうか。

　画面も見やすいようにスペースを入れている。

インデントを使う

　インデント（いわゆる字下げ機能）を使うと、こんな書類が簡単に、見やすくレイアウトできる。まず、「表示」機能で「ルーラー」の表示をオンにしておこう。ルーラーは英語で定規を意味する、メモリの付いた棒状のツールだ。

　ルーラーが表示されたら、バーの左端にあるマークを何度かクリックして、左揃えタブに切り替える。切り替え終えたら、文字を揃えたい位置をルーラー上でクリックして指定すれば準備完了だ。

　あとは、それぞれの行の区切りの部分でTabキーを押せば、自動的に文字位置の頭が揃う。桁に関係なく頭が揃うので見やすくなるだろう。他にも揃える位置によってタブを切り替えればいい。

簡単に表にもできる

　ルーラーの左揃えタブ機能は、要するにTabキーを押したときに、その区切りの頭の位置を指定すると考えればいいだろう。

　このようにルーラーとタブ機能を使うと、文字が美しく揃う。さらに、この方法で区切った文字列は選択して表を挿入することで、一発で見栄えのよい表に仕上がる。この機能も大変に便利なのでぜひ使ってみてほしい。

　次回はExcelのインデント機能を紹介する。

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