Teamsの画面共有は近距離でも力を発揮

距離が離れた地方の支店や海外拠点とも、画面共有しながらの打ち合わせなら、きちんとビジネスコミュニケーションが取れる。しかし、画面共有はもっと近距離でも上手く使えば、業務の効率化や生産性向上につながる。オフィスの向かいの席の人にも、あなたが見ている画面を簡単に見てもらうことができる。

文／塚本小都

向かいの席の人に画面を見せるのは大変だ

オフィスで仕事中、同じ部署の同じ島の人と一緒に仕事をする機会は多いだろう。普通に声は届くが、少しややこしい説明が必要な時などは、画面を見せて話した方が簡単に理解してもらえる。しかし、向かいの席の人に画面を見せようと思うとけっこう大変だ。ノートPCをひっくり返しても、向かいの席との間にはパーティションや棚があって見えないことも珍しくない。その場合、いちいちPCを持って島をぐるりと回っていくのはいかにも面倒臭い。画面のキャプチャを撮ってメールなどで送りつけるのも時間差があって、会話が途切れる。

Teamsならメンバーと簡単に画面共有が可能だ。もちろん、従来通り遠方の支社や海外拠点と画面共有によるコミュニケーションは活用できるが、同じ部署の島内で画面共有していけば、いちいち相手に声がけして、島を回り込んでPCを見せに行く必要はなくなる。一回一回は細かな手間、わずかな時間の短縮でも、コミュニケーションが密になればなるほどやり取りの機会は増えるので、仕事全体で見ると、大きな効率化につながる。プロジェクトが佳境になったりなど、繁忙期にこそ使いたい機能だ。

共有した画面上で、共同作業もできる

しかも、Teamsの画面共有は単に相手に画面を見せるだけではない。Teamsウィンドウズ内で共有しているアプリ連携ファイルに、お互いが修正や指示などを入れることも可能だ。上司は、そうした作業の様子をモニタリングして、作業進捗を確認することもできるだろう。

これは会議やミーティングを効率化し、回数を削減することにもつながる。部署内のミーティングでわざわざ会議室に移動しなくてもスムーズにコミュニケーションできる。業務効率化や生産性向上のために目の敵にされている日本の会議時間を削減できるのはとてもありがたいことだ。

Teamsならチャットでも画面共有できる

画面共有はビデオ会議の機能だと思っている人もいるだろうが、Teamsならチャットの時も画面共有を使える。わざわざ会議にしなくても、在席だけ確認してチャットで画面を見せて手早くポイントの確認などが行えるので、時短になることは多いだろう。

チャットで共有できる画面は、「デスクトップ」と「ウィンドウ」だ。PowerPointやExcelなどのアプリを立ち上げていれば、画面共有を開始する際に、それらは「ウィンドウ」の候補として表示されるので、選択して画面共有できる。

近くに座っている人には画面はTeamsで共有して、声は肉声で気軽に会話しながら同じ資料を見る、といったカジュアルな使い方も是非Teamsで体験してほしい。