リスト形式のグループ作業ならExcelよりListsで

リスト形式でデータを扱うなら、まずExcelが思い浮かぶ。しかし、Excelは大量データの扱いや共同作業などではファイルが破損することもある。マイクロソフトが提供するListsをTeams上で使うことで、リスト形式のデータを共有するとグループワークがスムーズに進められる。

文／塚本小都

共有しても壊れないリストを簡単に作成できる

リスト形式のデータは一目で理解できるため、企業ではよくExcelを使って表を作っている。しかし、Excelはデータが大きくなったり、共有して作業をしたりすると、破損して開けなくなることがよくある。Sharepointのようなデータベースで作ればその点は安心だが、こちらは設計から考える必要があって制作が簡単ではない。

マイクロソフトはリスト形式のデータを簡単に作れるListsを提供している。Listsはリスト管理専用のアプリケーションなので、データが壊れることもなく、作成もデータベースのような難しさはない。

作成したリストの扱いの自由度も高い。Listsなら、例えば、実施予定のセミナーのセッション一覧を作って、プルダウンや数値、カレンダーなど形式を指定して入力していけるようにすることで、データの分類もきれいに行える。Excelの表だとあくまでセルが並んだ一覧が全てだ。しかし、Listsなら個々の項目を従業員のアカウントと紐づけたり、添付ファイルやコミュニケーションも行えたり、とデータの取り扱いを選択できる。

また、Teamsとのアプリ連携も可能で、その一つ一つのアイテムごとにチャットでそのイベントに対するコミュニケーションも行える。リストをTeamsの一般チャネルの投稿と連動させて、共有することも可能だ。

多彩なリスト作成法があり、Excelへのアウトプットも可能

リストの作成方法も多様で、空白リストにポンポン項目を置いていってもいいし、既存のExcelファイルを取り込んでそのままリストにするのも可能だ。テンプレートも豊富で「出張申請書」など事務作業に使えるものから、「作業の進捗追跡」のようにグループ作業のマネジメントに使えるものまである。作成したリストはExcelにアウトプットしたり、他のリストの作成に流用したりできるのも便利だ。

グループ作業でリスト形式の共有をしたい時には、ぜひListsの使用を考えてほしい。