電子取引義務化に対応可能なPCAの文書管理システム「PCA Hub eDOC」

電子帳簿保存法が改正されたことを受け、ピー・シー・エーでは、改正電子帳簿保存法に対応する製品の提案に力を入れている。これまで紙の書類で行っていたやりとりを、電子取引に移行するためのマニュアル「PCA電帳法スターターキット［電子取引編］」や、既存の基幹業務システムと連携させることでスムーズな電子取引を始められる文書管理システム「PCA Hub eDOC」などの販路拡大を目指す。ピー・シー・エーの製品戦略について話を聞いた。

2022年1月1日、電子帳簿保存法が改正され、メールで受け取ったり、Webサイトからダウンロードしたりして受領した請求書は、紙での保存が認められなくなり、電子取引によるデータ保存が義務化された。しかし、多くの企業では電子取引への対応が進んでいない。その理由は、データの保存要件が複雑で分かりにくいことに加えて、電子取引の義務化に対応するまでに2年という猶予期間が設けられていることにある。このように指摘するのは、ピー・シー・エー 事業本部 事業戦略部 部長 伊藤真一郎氏だ。「電子取引におけるデータの保存要件として、取引データを日付や金額、取引先名などで検索できるようにしておく必要があったり、ディスプレイやプリンターを備え付け、整然とした形式かつ明瞭な状態で、速やかに出力できるように環境を整備しておく必要があったりします。そのほかにも保存要件が細かく定められており、とても複雑です。さらに、電子取引に対応するまでに2年の猶予期間が設けられていますが、先送りしてもいいと思っている企業が多いということが当社の調査でも明らかになっています。電子取引に対応するためには、社内の規定を刷新する手間がかかる場合もあり、多くの企業で電子取引への対応が遅れている状況にあります」

　こうした企業をサポートするため、同社では「PCA電帳法スターターキット［電子取引編］」を2021年10月から提供している。同キットは、電子取引に対応するための手法を細かく解説したマニュアルを企業担当者に配布するサービスだ。具体的には、顧客からの問い合わせに回答する際の質問リストや、電子取引によって保存されたデータの誤った訂正や削除を防ぐために必要な事務処理の規程サンプル、業務フローなどをWordやExcelで提供する。また、電子取引に関するマニュアルを動画で無料配信するサービスも含まれている。

　同キットについて、同社 事業本部 事業戦略部 プロダクトマーケティングセンター 係長 浦川貴成氏は、「困ったときにメールで相談したり、電子取引に関する保存方法をアドバイスしたりする『メール相談サービス』も当キットに含まれています。さらに、Zoomを使ったWeb面談形式で、コンサルタントが電子取引に関する相談に応じる『PCA電帳法スターターキット［電子取引編］Web面談・規定作成オプション』も別途用意しています。Web面談は1回2時間という時間制限を設けていますが、時間内であれば電子取引以外の質問にも対応しています。当キットは、大変多くの問い合わせを受けており、関心の高さを実感しています」と話す。

　ピー・シー・エーでは、電子取引への対応が進まなければ、リモートワークさえも進まないと指摘している。そこで併せて活用したいのが、文書管理システム「PCA Hub eDOC」だ。PCA Hub eDOCの特長を伊藤氏は「受領した請求書をスキャナーで読み取るだけで、電子帳簿保存法の保存要件となっている『スキャナ保存』を容易に実現します。また、メールに添付されたPDF請求書や、Web明細配信サービスからダウンロードしたPDF請求書など、「電子取引」と言われる電子的に受領した取引データの保存に対応しています。PCA Hub eDOCを導入すれば、電子帳簿保存法に対応した業務体制を手軽に構築できます。ペーパーレス化も可能となるため、紙でのやりとりをする機会が少なくなり、出社する必要性も減らせます。結果として、リモートワークの促進につながると考えています」と話す。

　PCA Hub eDOCは、同社が提供しているソフトウェア「PCA会計」や「PCA商魂・PCA商管」「PCA給与・PCA人事管理」など、ほぼ全てのソフトウェアと連携できる。連携することで各ソフトウェアの「帳票」タブや「伝票」タブからそれらに付随するドキュメントファイルに素早くアクセス可能となり、業務の効率化が実現する。

「2023年中には多くの企業が電子帳簿保存法に適応すると見込まれます。例えば、PCA Hub eDOCとPCA会計を連携させれば、仕訳情報とその根拠となる証憑のひも付け作業や、その後の証憑の検索に活用できるため、連携させるメリットは大きくなるでしょう」（浦川氏）

　さらに、PCA Hub eDOCは、クラウド上での運用となるため、新たに社内サーバーやストレージを構築する手間がかからない。「Microsoft Edge」「Google Chrome」「Apple Safari」の三つのブラウザーに対応しており、インターネット環境さえ整っていれば、タブレットやスマートフォンからも容易にアクセス可能だ。

ピー・シー・エーでは、ホームページでの情報発信だけでなく、セミナーなどを積極的に開催し、販売店との情報共有に力を入れている。浦川氏は「改正電子帳簿保存法に関するセミナーで実施したアンケートでは、多くの企業がまだ電子取引に対応していないと回答しています。そうした企業に対して複数の選択肢を提示し、当社が提供しているソフトウェア製品とPCA Hub eDOCを併せて提案していきたいと考えています。そのために、ダイワボウ情報システムさまや販売パートナーさまと情報を共有し、製品の認知度向上、販路拡大を図っていきます。また、PCA HUBプラットフォーム全体およびPCA Hub eDOCは今後も機能を拡張していく予定ですので、期待していただければと思います」と展望を語った。