Excelの表を真ん中に印刷するテクニック（2）

前回は、Excelの表を改ページプレビューを利用して1ページに収める方法を紹介した。今回は、いよいよ用紙の真ん中に印刷する方法を紹介する。これを知っているだけで、書類の見栄えがずいぶんよくなる。作業時間は数分増えるだけだが、仕上がりには大きな差がある。ちょっとしたことだが、ビジネスの書類は見た目も重要だから、ぜひ美しく作って欲しい。

文／戸田覚

余白を表示する

　改ページプレビューを利用することで、表とグラフは収まった。しかし、改ページプレビューは、縮小印刷をしているだけだ。だから、今回の場合には表＋グラフの状態でコンテンツが横に長い。運良く、用紙ぴったりの縦横比にならない限り、結局左右か上下はあまってしまうことになる。

　もちろん、縦横比の違いは受け入れるしかない。だが、やたらに下にばかり空白が目立つ書類は美しいとは思えない。ということで、この状態の表＋グラフを紙の真ん中に印刷していこう。

　この機能をご存じない人が多いのだが、実はとても簡単で余白を手動で調整すればいい。印刷プレビューの右下に「余白の表示」ボタンがあるのでクリックしてみよう。画面上に余白を表示するラインが現れる。この余白の幅を手動で調整すれば、用紙の好きな位置に収められるのだ。調整は、用紙の端に表示される黒いマーカーをドラッグする。手動なので完璧にセンターにすることはできないが、逆に思い通りの位置に移動できるのが便利だ。

Excelの印刷プレビューの右下に「余白の表示」ボタンがあるのでクリックする

余白が表示されたら、周囲の黒いハンドルをドラッグして余白を調整する

余白を調整して用紙がセンターに収まった

PowerPointに貼り付ける

　Excelは全体が表であることが前提のアプリだ。だから、用紙に対する位置の調整が面倒でかつ、思い通りにならないケースも出てくる。

　ちょっと頭を柔軟にして、手間をかけずに美しく印刷する方法を考えてみよう。フリーレイアウトのアプリと言えば、おなじみPowerPointだ。Wordでも行とページの関係があるので思ったようにレイアウトするのは手間だ。ところが、PowerPointなら、1枚のスライドの中で自由に位置を動かせる。

　ということで、表とスライドをPowerPointに貼り付けてみよう。作業は簡単で、Excelのワークシート上で表とグラフが収まるようにドラッグで範囲指定し、右クリックでコピーする。続いて、PowerPointを起動したら、やはり右クリックで貼り付ける。スライドのレイアウトは「白紙」にしておけばいいだろう。

　ただし、単に貼り付けると、Excelで修飾した部分が消えて、デフォルトの表のような見た目になり美しくない。そこで、貼り付けた後に表示される「貼り付けのオプション」をクリックして、左から2番目の「元の書式を保持」をクリックする。

　これで、表とグラフが美しく貼り付けられるので、後は好きなようにドラッグして位置を調整すればいい。このあたりの作業は、PowerPointのオブジェクトの移動や位置合わせと同じだ。

　次回は、PowerPointのグラフをアニメーションで動かす方法とその効能を紹介する。