kintone上で社内のペーパーレス化を推進できる拡張機能とは？

IKAZUCHI(雷)
コラボソリューションガイド

ライセンス契約管理システム『iKAZUCHI(雷)』では、クラウドやサブスクリプションビジネスの負担を解消するさまざまなソリューションに対応している。複数のクラウドサービスの契約も一元的に管理できるiKAZUCHI(雷)を活用すれば、サービス同士の組み合わせ提案によって、ユーザー企業の業務効率を大きく向上できる。第一回目となる今回は、サイボウズが提供する「kintone」と、それらに組み合わせられるサービスを紹介していこう。

　kintoneは、自社に必要な業務アプリを容易に作成できるソリューションだ。部署・業種別に100種類以上のサンプルアプリを提供しており、アプリを選択して設定を変更したり既存のExcelファイルを読み込んだりするだけで、独自のアプリを容易に作って使い始められる。ドラッグ＆ドロップで必要な項目を組み合わせるだけでアプリが作成できるためプログラミングスキルがなくても業務アプリを構築でき、運用しながらカスタマイズも可能だ。

　ExcelやWordファイルなど散在しやすかった社内データも、業務アプリごとに一括管理することが可能だ。従来のようにメールにExcelファイルを添付したり紙の書類を直接回覧したりせず、業務に応じてデータを一元的に管理できるのだ。

　kintoneは単体で活用しても企業の業務効率向上を実現できるサービスだが、他社が提供するプラグインやサービスなどと組み合わせて利用することで企業が抱える課題解決を容易に実現できる。

　kintoneには、kintoneの標準機能を拡張できる「拡張機能」として、JavaScriptやCSSファイルを設定画面から読み込むだけで、kintoneをさらに便利にカスタマイズできる「プラグイン」と、APIを利用して外部サービスとデータ連携できる「外部サービス連携」がさまざまなパートナー企業から提供されている。この拡張機能を活用することで、kintoneの活用をさらに広げることが可能だ。なかなか実現が難しいペーパーレス化も、kintoneと拡張機能の組み合わせによって、よりスムーズに実現できる。

　例えば、複数の確認者からの承認が必要な書類確認業務。紙ベースのワークフローは、承認者の手元で確認が滞ってしまったり、修正が必要になった書類を改めて作り直す必要が出てしまったりと非効率的だ。契約書作成時には、契約内容や取引先情報を、別のデータベースから参照して申請書を作成する必要があるなど、作成への負担も大きい。kintone上の契約管理や取引先情報のアプリと連携する外部サービスと組み合わせることで、それらの情報を反映しつつ承認フローも一元的に管理できるようになるのだ。

　決裁後の帳票作成も、kintoneと拡張機能の組み合わせであればスムーズに行える。kintone上に保存されている顧客管理データを活用して、見積書や請求書、納品書などを一括で出力できるのだ。kintone標準の機能では出力した形式が見にくく、Excelに転記して見積作成を行っているケースも少なくない。自社で使用している見積書や請求書のPDFファイルをもとに、マウス操作だけで見積書や請求書などの帳票が作成できれば利便性が高い。

　見積書、請求書などの契約書に対する署名も、kintoneと拡張機能の組み合わせによって対応が可能になる。kintoneの標準機能では電子署名は対応していないが、拡張機能と組み合わせることによって、手書きでの電子サインが可能となり、契約締結から管理までをkintone上で一元管理できるのだ。

　保存されたデータをより有効に活用することで、企業のペーパーレス化をよりスムーズに実現できるkintoneと拡張機能の組み合わせは実に多種多様だ。今回はその中から三つの拡張機能をピックアップし、紹介していこう。

紙ベースの承認作業を改善していくためには、kintoneとコラボスタイルが提供するフロー改善ソリューション「コラボフロー for kintone」の組み合わせが有効だ。コラボフロー for kintoneでは、既存のExcelファイルをそのままkintoneの申請書のフォームとして登録でき、そのまま承認フローを付与できる。承認経路は「人」と「連携パーツ」を配置するだけの直感的な操作で設定が可能だ。確認途中でのデータの追記・変更が可能で、更新後にバージョンごとで管理できる。代理申請や承認なども可能で、設定期間を過ぎても処理されない場合は自動でリマインドを送信する。動作環境は、Microsoft Edge、Google Chrome、Safariなどに対応する。

　kintoneとトヨクモが提供している帳票出力サービス「プリントクリエイター」の組み合わせでは、kintoneに登録した社名などのデータから容易に見積書や請求書、帳票などを出力でき、多様な用紙印刷に対応する。出力方法は、まず見積書等のフォーマットのPDFをプリントクリエイター上にアップロードする。次に、出力する項目や帳票の形式を選択し、「出力」ボタンを押すだけで印刷できる。画像の取り込みにも対応しているため、QRコードを添付すれば、オンラインセミナーの参加者管理などにも活用できる。ラベルシール形式の出力も可能なので、宛名や名刺印刷など事務作業の効率化をサポートする。

kintoneとk＆iソリューションズが提供している電子契約ソリューション「Adobe Sign連携プラグイン」を組み合わせれば、kintoneに電子サイン機能を追加できる。Adobe Sign連携プラグインは、kintoneの管理画面からプラグインのZIPファイルをインストールするだけですぐに使い始められる。利用方法は取引内容と相手のメールアドレスを登録後、ボタンをクリックすれば電子契約を締結可能だ。リマインド送信や署名済みPDFの保存もkintone内で実行でき、手間を減らせる。システムの構築や開発が不要なので、印刷や郵送コストをカットし、連携機能を低コストで導入できる。設定項目は最小限で、契約書類などに合わせたカスタマイズにも対応している。