『最強の組織は幸せな社員がつくる』（PHONE APPLI出版プロジェクトチーム 著）──社内コミュニケーションに悩む人に

株式会社PHONE APPLIは人材スキルの可視化、居場所表示、名刺管理、安否確認など企業向けコミュニケーションアプリ「PHONE APPLI PEOPLE」をはじめとした、アプリの開発・販売などを手掛けているITベンチャー企業。2008年に創業し、現在は従業員300人弱。「PHONE APPLI PEOPLE」は3,500社に導入され、ユーザーは200万人、売り上げは2019年の17億円から22年度には33億円となり、3年間で2倍近い成長を遂げている。

同社の特徴は、ウェルビーイング経営を全面に押し出していることで、ウェルビーイング経営のコンサルティング事業も経営の柱の1本である。本書を発行するため、石原洋介代表取締役をチーフとして社内に出版プロジェクトチームを結成したほどだ。

ウェルビーイングの中核となるのはコミュニケーションだ。特に上司と部下のコミュニケーションが希薄だと部下が能力を発揮できず、企業全体のパフォーマンスが低下する。上司と部下との1対1での面談として「1on1」がある。最近では多くの企業で1on1が取り入れられているが、PHONE APPLI社の1on1にはいくつか変わったルールがある。まず、1on1を「心理的安全性をできる限り高めるための場」と定義していること。何かトラブルが起きたとき、部下がすぐ上司に報告・相談できる信頼関係を作るのが狙いだ。

多くの企業で実施されている1on1では、交わされる話題は業務に関するものに限定されるだろう。部下が業務で経験したこと、成功と失敗、考えていることを話し、上司は部下の成長を支援する。ある転職支援企業サイトの記事によれば1on1を実施するには「目的の決定・共有」「日時・場所の決定」「1on1の実施・記録」「次回日時・場所の決定」というステップを踏み、事前に「業務を通して得られた気づきや学べたこと」「業務で課題やつまずきを感じたこと」などをアジェンダとして準備しておくべきだという。

一方、PHONE APPLI社の1on1で話されるテーマは趣味、好きな映画、お勧め家電、家族のことなど、何でもありだという。もちろん将来のキャリア、希望年収、仕事のトラブルや進捗について「話すこともあります」。話題はすべて部下が選び、部下が希望すれば仕事のトラブルや進捗について話してもいいが、部下が旅行の話をしたければ、それに応じる。

重要なことは上司が話しすぎないようにすること。ついつい指導やアドバイス、自慢など上司は語りすぎてしまう。これでは1on1の意味がないので、上司からの発話は30%程度に抑え、聞き役に回らないといけない。発話状態の把握も自社開発したリモート1on1ツールで行っている。そして1週間に30分程度でのコミュニケーションを繰り返すのだという。

1週間で30分の1on1を維持するには上司と部下の人数比も重要だ。1人のマネージャが20人の部下を抱えていると、マネージャは週に10時間を部下との1on1に割くことになる。これでは本来の業務が進まなくなってしまい、現実的ではない。かといって2週間に一度、3週間に一度と間隔を開けてしまうと部下は遠慮して相談を控えるようになり、突然トラブルが露呈したり、いきなり退職したりといった問題にぶつかる。どこの企業でも人手不足に苦しんでいると思われるが、PHONE APPLI社では一人の上司につく部下の数は7人までというルールを設けているという。

企業が使う目標管理手法にはピーター・ドラッガーが提唱したMBO（Management by Objectives、目標管理）、Amazonやメルカリが採用しているOKR（Objectives and Key Results、目標と主要な結果）などがある。PHONE APPLI社ではV2MOM（Vision・Values・Methods・Obstacle・Measures、個人のビジョン・価値・方法・障害・測定基準）を採用している。これはSalesforce.comの創業者マーク・ビニオフが提唱したもので、全従業員の目標と達成進捗を見える化し、全従業員にオープンにするもの。

それぞれの項目、ビジョン・価値・方法・障害・測定基準は「達成したいことは何か」「達成する上で大切な信念は何か」「達成するためにはどうするか」「達成の妨げになるものは何か」「成果をどう測定するか」に該当する。

たとえば、ビジョンは「この世のすべての働く人が、ウェルビーイングでいられる世の中をつくるため、情熱を捧げる仲間を増やす」、価値は「アサーティブであること、持続的であること、挑戦的であること、目的志向であること」、方法は「高いコンピテンシーを持つ人材に多く接触する」、障害は「知識・経験の不足、業務の属人化、コストおよび時間的な制約」などとなる。これらの項目はすべて社内でオープンにされ、共有される。組織における自分の貢献度合いや分担度合いが見える化されることにより、「自分だけが負担を背負っている」という思い込みを防ぎ、公平性を保つことにもつながるという。

新人は上司と同僚のV2MOMを見ることで何をやらなければならないかがわかり、1年ほど経った社員は他の部門で一緒に働く人のV2MOMを見ることでその人を理解し、3年以上になるとV2MOMをきっかけに一緒に取り組むプロジェクトを作り出すようになる。「自分が何のためにこの業務をやっているかを実感することが仕事のやりがいをつくり、自己効力感、自己肯定感が育っていく」という。

在宅勤務、リモートワークを導入すると同僚の顔を見ることが少なくなり、「サボっているんじゃないか」といったネガティブな感情も沸きがちだ。V2MOMを共有することでMeasuresを達成できていれば、その人がちゃんと会社に貢献していることも理解できるようになるのだ。

同社のオフィスは決まった席を持たないフリーアドレス制で出社義務は週1回。そうなると上司や同僚に相談したくても相手が出社しているのか、どこにいるのかがわからなくなる。自社開発したアプリPHONE APPLI PEOPLEでは、社員が現在どこにいるのか、応答可／不可などの状況がリアルタイムで把握でき、メール、チャット、テレビ会議などとも連動している。「今すぐ席に行って対面で相談しよう」とか、「取り込み中のようだからメールで要件を伝えておこう」など、時と場合によってコミュニケーションの手段を自由に選ぶことができる。

世界には本社オフィスを持たず、100%リモートワークで成長している企業もある。だが日本人のコミュニケーションはテキスト以外の表現に頼る部分が多く、表情を読む、空気を察するといった「芸当」が必要であり、完全リモートワークは難しいという。PHONE APPLI社ではリアルなコミュニケーションを重視し、そのためのツール類を充実させている。

コロナ禍を契機としてリモートワークを導入する企業が増えた。本書では「オフィスに人が集まるためには、カフェや自宅よりもオフィスが快適でなければいけません。そうでなければ、わざわざオフィスに行く理由がないわけです」と言い切っている。「最低でも週40時間オフィスで勤務せよ、さもなければクビだ」と従業員に突きつけたテスラのイーロン・マスク氏が聞いたら卒倒しそうなフレーズだ。

テスラのオフィスはそれなりに快適なのだろうが、ほとんどの日本のオフィスはあまり快適とはいえない。ぎっちり事務机が並べられ、書類が山積みになっているのは当たり前。エンジニアにWindowsが動く最低限のメモリとストレージ（しかも起動が遅いHDD）しかないパソコンを支給し、しょっちゅう画面がフリーズしている、といったSNSの投稿を目にする。それで仕事が遅い、生産性を上げろと言っても不可能だ。

PHONE APPLI社では前述のようにフリーアドレスを採用しているが、集中したい人のための「コンセントレーション」、オープンに会話しながら働く「ファミレス」、人が集まるための「パーク」など、いくつかのエリアに区切っている。社員はその日の目的や気分で作業するエリアを選ぶことができる。

ウェルビーイング経営のコンサルティングでは、クライアント企業にフリーアドレスを提案すると反対されることもあるという。それに対して同社は「これは従業員が成長するオフィスです」と伝える。席次が固定されているオフィスよりもフリーアドレスの方が先輩・後輩が並んで座って指導を受けながら作業するなど、チームワークを機能させやすい面もあるというのだ。

社内のコミュニケーションがうまくいってない、従業員の定着率が悪い、そもそも採用がうまくいかない……。こういった悩みを抱えている企業は多いだろう。もちろん給与など待遇面は一番大切な課題だが、経営トップの気持ちの切り替えとデジタルツールの活用で改善できるかもしれない。本書は、社内のコミュニケーションに悩む経営者、人事担当者、部下を持つマネージャなどにお勧めの一冊だ。