議論を活性化させるペーパーレス会議システム「moreNOTE」

働き方改革を推進するペーパーレス会議システム「moreNOTE」

富士ソフトが提供する「moreNOTE」は、クラウド経由でPDFファイルなどを容易に共有できるペーパーレスシステムだ。導入社数は5,000社を突破し、会議用途のモバイルコンテンツ管理市場では、7年連続シェア1位※を獲得している。シンプルな操作性と各種OSやデバイスに対応するマルチアプリにより、膨大な紙を消費してきた会議の課題を解決し、コロナ禍を経て急速に拡大するハイブリッドなワークスタイルに適した営業活動も支援する。
※出所：ITR「ITR Market View：ユニファイド・エンドポイント管理市場2023」会議用途モバイルコンテンツ管理市場ベンダー別売上金額シェア（2017～2023年度予測）

効率良く会議資料を共有

　富士ソフトの「moreNOTE」は官公庁をはじめとして、さまざまな国内企業で広く普及している。その理由の一つが、シンプルな操作性にある。各種OSに対応しているアプリを使って専用のカレンダー機能から会議の日時にアクセスし、目的の会議を開くとクラウドに登録されているPDFファイルの閲覧が可能だ。手帳に記載した会議の予定を確認して、会議室に出向いてから机に配布されている紙の会議資料を開いていた年配の役員も、moreNOTEならば短時間の説明で操作を習得できるだろう。

　クラウドサービスとタブレット端末を導入すれば、すぐにペーパーレス化が実現可能だと期待していた事務局などが、多くのケースで利用が促進されずに頓挫してしまう原因には、導入するシステムの「煩雑さ」に課題が挙げられる。オンライン会議やビジネスチャットなど、多機能なコミュニケーションツールほど、操作が煩雑になり紙と手帳に頼りがちな会議の参加者には敷居が高かった。そうした課題をmoreNOTEは解決し、国内で多くの導入実績を重ねてきた。

　会議におけるmoreNOTEの導入効果は、富士ソフトの試算によれば、紙の資料が90％削減、それに伴い印刷コストも90％削減、会議の準備にかかる時間やコストも90％削減されるという。迅速な会議の準備と効率の良い会議資料の共有により、意思決定のスピードアップにも貢献する。moreNOTE利用の中心は会議のペーパーレス化にあるが、営業やファイル共有にマニュアルなどの閲覧にも、クラウドを活用したPDFの共有は効果を発揮する。

オンラインでの営業にも効果的

　moreNOTEは、専用アプリだけではなくWebブラウザーでの閲覧にも対応している。会議の主催者がURLをメールなどで送信すれば、moreNOTEを契約していないユーザーでもクラウドに保存されているPDFファイルをWebブラウザで閲覧できる。オンラインで資料を表示するだけならば、一般的なオンライン会議ツールでも利用が可能だ。

　しかし、moreNOTEが優れている点は、閲覧しているPDFの共有方法にある。会議の主催者は、共有しているPDFにmoreNOTEのアプリを使って、ペンやマーカーで注目してほしいポイントをマークしたり、必要な情報を追記したりできる。主催者がPDFのページを送れば、閲覧者の画面も切り替えられる。こうした画面の同期は当たり前だが、moreNOTEでは閲覧者が自由にページを読めるスタンドアロンモードも用意している。「会議の資料を先読みしたい」「後から会議に参加して発表された内容を振り返りたい」といった参加者の用途に合わせた会議資料の閲覧が可能になる。

　さらに、会議だけではなくオンラインでのプレゼンテーションといった営業目的で活用すると、閲覧しているPDFを相手にダウンロードしてもらうことも可能だ。一般的なオンライン会議やWebセミナーでは、一連のプレゼンテーションが終了してからメールなどで関連する資料のダウンロード先を案内している。しかし、この方法だと参加者が確実に資料を受け取ってくれるのか曖昧になる。それに対して、moreNOTEであれば、会議やWebセミナー中に表示しているPDFをリアルタイムで取得してもらえる。資料を渡したい相手に確実に送付できるのだ。

蓄積された会議資料を容易に検索

　オンライン会議での資料閲覧ならば、TeamsやZoomの画面共有で十分だと考えるかもしれない。しかし、moreNOTEを使ってみると考え方は変わる。画面共有では思うように資料を閲覧できないが、moreNOTEと協調することで、PDFファイルの閲覧性は大きく改善される。

　実際に導入している事例の中では、介護認定審査に携わる90歳を超える担当者もmoreNOTEを使いこなしている。直感的に利用できるシンプルな操作性が、幅広い年齢層のオンライン会議を支援している。富士ソフトでは、「介護認定審査会デジタルパック」という介護認定審査会のデジタル化に特化したパッケージも提供している。介護認定審査は、調査員から報告された調査票を基に審査会を開催するのだが、時間と手間がかかる業務になっている。介護認定審査会デジタルパックによってデジタル化することで、調査票の配布から回収、破棄までの運用を改善し、時間と運用コストの大幅な削減に貢献する。

　そのほかにも、作業手順書や図面をmoreNOTEで管理するようになって、分厚い事務ファイルを持ち歩く必要がなくなり、タブレットで業務を改善したという事例もある。クラウドでファイルを共有する仕組みならば各社から提供されているが、moreNOTEが5,000社を超える実績を誇っているのは、企業からの「信頼」がある。経営規模の小さな会社では、長期間にわたる安定的なサービスの提供が難しい。また、サイバーセキュリティ対策という面からも、安定したクラウドサービスを提供できるかどうかが問われている。moreNOTEでは、資料の暗号化をはじめ、流出防止や閲覧時間の設定に加え、キャッシュデータの削除、端末認証、閲覧権限設定などの高度なサイバーセキュリティ対策を施しているため安全だ。

　会議資料がPDFに置き換われば、配布だけではなく保管も容易になる。moreNOTEの検索機能を活用すれば、蓄積された過去の会議資料の確認が簡単に行える。紙の資料を印刷し配布し保管していた部署は、バインダーやキャビネットが不要になり、業務の省力化と効率化を実現する。さらに、moreNOTEにはペーパーレスの効果を可視化するシミュレーション画面も用意されている。コストの試算は、moreNOTEの試用期間にも利用が可能なので、提案時に顧客企業の実経費をヒアリングしておけば、具体的な削減効果を提示できる。試用期間に使い勝手を確認してもらうだけではなく、コスト削減効果も伝えれば、顧客への説得力も増す。

　まだ紙で会議を開いている企業はもちろん、会議資料の保管や検索で苦労している組織なども、moreNOTEで働き方改革を推進できるはずだ。