紙ベースのアナログな稟議申請をデジタル化する「X-point Cloud」「コラボフロー」「desknet’s NEO」

紹介するDXサービス：コラボフロー（コラボスタイル）、desknet’s NEO（ネオジャパン）

組織において、担当者が自らの責任範囲で判断できない事項が発生した際、その内容を文書にまとめて上長や経営層といった複数の関係者に向けて確認を行う稟議フローが必ず発生する。コロナ禍を契機に稟議申請を電子化する企業が増えてはいるものの、紙ベースで稟議を進める企業も多く、承認作業に時間がかかるなどの課題が発生しているケースがある。こうした稟議申請に関する課題を解決するためのソリューションを紹介する。

　他企業と取引契約を締結する前に行う「契約稟議」、物品やサービスを購入する際に行う「購買稟議」、新しい従業員を採用する際に行う「採用稟議」、企業内で接待活動をする前に行う「接待交際稟議」など、ビジネスにおいて稟議が必要となる場面は多い。

　稟議を行う際には、関係者全員から承認を得るために稟議書を作成し、回覧するプロセスがある。こうした稟議を紙ベースで行っている企業も多いが、さまざま課題が生じやすい。

　例えば、稟議書の受け渡しや現在の回覧状況を確認する場合、相手のデスクに直接向かう必要がある。上長や担当者が不在のケースもあるため、回覧に手間や時間がかかってしまう。また、誤字脱字などの入力ミスによる修正・差し戻しが発生した場合には、再度紙に印刷して、回覧し直さなければならない。紙やインクなどの印刷コストにも無駄が発生しがちだ。

　稟議書をファイリングして保管しているケースも多いだろう。過去の稟議書が必要となった場合に、大量の書類の中から見つけ出すのは労力がかかる。紙の稟議書は管理の面でも課題が生じやすいのだ。

　こうした課題を解決するのが、稟議をはじめ、組織内で行われているあらゆる業務手続きを電子化するワークフローシステムだ。ノートPCやスマートフォンなどのモバイル端末から稟議申請や承認などの作業フローが簡単に行えるようになる。

　昨今では、ハイブリッドワークの実施によってオフィス以外で働く人も増えている。紙ベースで稟議申請を行っている場合は、出社が必要なケースもあり担当者の負担となっていた。ワークフローシステムによって、オフィスにいなくてもスムーズに業務が遂行できるようになるため、そうした負担も解消するだろう。

　また、ワークフローシステムによって稟議書の管理も容易になる。データをシステム上で管理することで、過去の稟議内容を簡単に検索して、参照できるようになるのだ。ワークフローシステムを導入することによって、従来の紙ベースの稟議におけるデメリットを解消し、意思決定の迅速化や業務効率の向上につなげられる。

　今回は、稟議申請における課題を解決するためのワークフローシステムをエイトレッド、コラボスタイル、ネオジャパンに提案してもらった。

コラボスタイル
クラウド版 スタンダードプラン：550円〜／月（1ユーザー）
※最低5ユーザーから利用可能

　Webワークフローシステム「コラボフロー」を提案する。コラボフローは、PCに専用のソフトウェアをインストールする必要なく、WebブラウザーとExcelを使って稟議書や経費申請などの社内申請業務の効率化が可能だ。

　コラボフローの魅力は、専用ツールや専門的な知識は不要で、誰でも簡単に扱える操作性を実現していることだ。Excelで作成した申請書をコラボフローに取り込むだけで、設定したセル区切りや罫線、テキスト色などが反映された申請書フォームを作成できる。Excelを使用せずに直接Web画面で申請フォームの作成も行える。

　申請書を処理していく承認経路の設定は、「人」と「連携パーツ」を配置するだけで完了できる。パズルを並べるような感覚で操作が可能だ。

　コラボフローには、稟議業務を実現するための豊富な機能が搭載されている。その一つが「議決承認」機能である。稟議書に関して全てのメンバーが「承認」と「否認」の意見を表明し、設定された承認条件を満たした場合のみ、次の段階に進むことができるものだ。稟議では、稟議メンバーのうち誰か⼀⼈が「承認」「否認」すると、承認または却下となるのではなく、複数のメンバーによる意⾒表明を参考に、議決する運⽤も⾏われている。コラボフローの議決承認機能を使えば、意⾒表明型のワークフローの構築が簡単に可能だ。

　コラボフローは、「kintone」「Microsoft Teams」をはじめとしたさまざまなサービスやAPIとの連携機能も充実している。外部システムから申請承認を行ったり、コラボフローから取得した情報を外部システムで表示したりできる。コラボフローはユーザービリティのさらなる向上のため、組織改編時の設定をよりスムーズにする機能や、APIの拡充などを図っていく予定だ。

ネオジャパン
クラウド版 スタンダードプラン：880円／月（1ユーザー）

　ノーコードツール一体型グループウェア「desknet's NEO」を提案する。desknet's NEOは、「スケジュール」「ポータル」「ワークフロー」「安否確認」「ウェブメール」「文書管理」といったさまざまな機能をオールインワンで搭載した製品だ。ノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」を組み合わせることで、プログラミングの知識がなくても、業務に適したアプリを作成できる機能も備えている。

　desknet's NEOの豊富な機能の中で、稟議書や出張申請といった社内の申請業務をペーパーレスで実現するのがワークフローだ。あらかじめ設定された決裁者に対して、承認、確認、決裁などを段階的に依頼できる。紙による申請業務ではできなかった外出先での申請、承認作業が行えるようになるため、申請業務のスピードアップにつなげられる。

　desknet's NEOのワークフローには、書類の申請や承認に加え、承認経路の細かな設定やコメントを残すといった機能が備えられている。承認経路の設定では、決裁金額などの条件に応じた申請経路の分岐、決裁者・承認者・確認者の決裁種別の指定ができる。また、特定の人物ではなく、経理担当者といった役割を指定して経路の設定が行える。突然の人事異動があった場合でも混乱することがない。

　承認ステップごとにコメントを残せる機能も便利だ。差し戻しをする場合だけではなく、承認ステップごとに承認者がコメントを残せるようになっている。そのため、次の承認者も判断がしやすくなる。また、差し戻した稟議書が再度回ってきた場合には、前回のコメントを見てどのような理由で差し戻したのかを確認できる。

　desknet's NEOでは、申請書の雛形となるテンプレートも用意している。各種申請書の作成にかかる負担を削減し、企業における業務効率の向上を支援する。