多様な労働環境でもリアルタイムに人事管理を行いたい「ネオキャリア、オービックビジネスコンサルタント、ピー・シー・エー」

コロナ禍によって急速に普及したテレワーク。勤務形態が大きく変わる中で、そこで働く従業員を管理する人事管理業務にも変革が求められている。従来のような紙書類への押印が必須な雇用契約や、社内からしかアクセスできない人事管理システムでは、テレワーク環境で働くことが難しいからだ。多様な労働環境の中でリアルタイムなデータ管理を実現する人事管理ソリューションを見ていこう。
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　テレワークが働き方のスタンダードとなったいま、紙の書類を扱う機会は大幅に減った。電子契約ソリューションを導入することでオフィスに出社せずとも契約を締結できる仕組みを整えた企業も多いだろう。半面、自社内はどうだろうか。例えば、雇用契約は、さまざまな書類を内定者に提出してもらう必要がある。必要な書類を郵送したり、内定者からの書類を受け取ったりするためには、オフィスへの出社が必要となってしまう。人事管理をはじめとした雇用契約にまつわる業務フローをクラウド化することで、これらの業務もテレワークで行うことが可能になる。

　人事・労務関係の業務を社会保険労務士に委託している場合にも、人事管理システムの見直しは必要だ。例えば、社会保険労務士と雇用契約書などをメールベースでやりとりしていると、ほかの用件のメールと混在して見落とすなどタイムロスが発生しやすくなる。社会保険労務士とやりとりするデータは、クラウドに格納すればデータの行き違いを減らせる。

　また、人事管理システムのクラウド化においては、セキュリティ対策機能の有無も重要なポイントとなる。クラウドが通信の暗号化などに対応していれば、従業員データの漏えいを回避できる。

　さまざまな労働環境でリアルタイムに使える人材管理ソリューションの選定ポイントを見ていこう。

　人材採用においては、Webブラウザー上で雇用契約締結のフローを完結できるソリューションが役に立つ。新入社員が雇用契約書類に押印・送付したり、人事担当者が送付されてきた書類を確認したりする際の手間を減らせるだろう。

　企業が外部の社会保険労務士に業務委託している場合は、クラウド上でファイルのやりとりを完結できるソリューションがあれば便利だ。登録番号とライセンスキーによってクラウドに招待できるため、リモート環境でのリアルタイムかつセキュアな情報共有を実現する。メールでファイルを確認するより時間を短縮できる。

　人事管理ソリューションが既存の文書テンプレートへの差し込み印刷やPDFデータ化に対応していれば、アウトプット文書への対応もスムーズに行える。同時に、雇用契約満了通知書、在職証明書といったフォーマットが添付されていれば、既存システムから引き継ぐテンプレートと刷新するテンプレートを自由に選べて便利だ。

　今回は、ネオキャリア、オービックビジネスコンサルタント、ピー・シー・エーに製品を提案してもらった。

　手間や時間のかかる契約書の印刷や郵送作業を削減し、Webブラウザー上で雇用契約作業を完結できる人事向けクラウドサービス「jinjer 雇用契約」を提案する。

　jinjer 雇用契約は、雇用契約に関するフローを「書類作成」「契約書送付」「契約内容の承諾」の3ステップに集約可能だ。この3ステップはWebブラウザー上で行えるため、雇用契約に関する業務の負担を省力化できる。

　雇用契約の締結にあたる書類作成では、書類ごとの名称、必要項目、レイアウトを柔軟にカスタマイズ可能だ。作成した契約書は本サービスのクラウド上で保管するため、書類紛失などを防止し契約書を集約して管理できる。

　契約書への署名はWebブラウザー上で完結する。本サービスへ事前に従業員情報を登録しておくことで、従業員の氏名、社員番号、入社年月日など登録情報から、従業員を検索して、署名を依頼できる。署名依頼のメールは一括送信にも対応している。対応状況は「未送信」「送信済み」「差し戻し」「合意済み」といったステータスでリアルタイムに確認可能だ。契約書の対応が完了していない従業員に一斉にリマインドメールを送れば、ストレスなく雇用契約を進められる。

　契約書を受信した従業員が書類の確認・合意を行う際も、Webブラウザー上ですぐに契約書を確認し、署名できる。押印作業が不要なので、従業員側の署名作業の効率化も実現する。

　登録情報など契約書の内容にミスがある場合は、人事担当者への差し戻しも可能だ。従業員がjinjer上に登録されていない氏名で署名した場合は自動でエラー通知を送信するため、従業員側で発生し得るミスを事前に防ぎ、スムーズに雇用契約を締結できるだろう。

　人事・労務関連データをセキュアに集約化可能で、社会保険労務士とのスムーズなやりとりにも対応する人事管理ソリューション「総務人事奉行クラウド」を提案する。

　総務人事奉行クラウドは、総務・人事・労務関連業務に関する書類を包括的に管理できる。例えば、新入社員の労働者名簿に必要となる基本情報や給与計算のための情報、履歴書や入社承諾書など、社員情報の管理を1カ所に集約可能だ。社員名簿や住所録、研修対象者リスト、組織構成図、健康診断未受診リストなど多様なテンプレートも用意しているため、文書作成作業も効率化できる。

　組織の改編にあたっては、容易な操作で部門の名称や所属者の情報を更新でき、組織の履歴管理をする手間を減らせる。部門を統合する場合は、追加したい場所に当該の部門の項目をドラッグ＆ドロップするだけで移動・統合が可能だ。指定した日時の組織構成図も出力可能で、組織構成図の更新作業も手間なく行える。

　本製品1ライセンスごとに付属している「専門家ライセンス」を企業の社会保険労務士などに付与すれば、クラウド上でやりとりを完結できる。これにより、リアルタイムな情報共有を実現し、メールによるファイル受け渡しなどタイムラグが生じやすい工程を削減可能だ。

　人事関連データの格納先をクラウドにシステム移行する際には、セキュリティ面も重要だ。総務人事奉行クラウドなら、クラウドに保存した人事・労務関連データは全て暗号化され、クラウドへの通信、およびデータセンター間の通信などあらゆる通信がSSLで保護される。万が一、データセンターにある物理ディスクなどが持ち出された場合でも、ディスク内の物理ファイルそのものが暗号化されているため情報漏えいを防げる。

　従業員の雇用契約に関連する書類や人材マネジメントに活用できる社員年譜などの人事関連書類に複数のテンプレートを用意し、迅速に出力できるクラウド型人事管理ソフト「PCA人事管理DX クラウド」を提案する。

　PCA人事管理DX クラウドでは、既存の文書テンプレートへの差し込み印刷やPDFデータ化に対応する。本ソフトウェア上に登録した従業員データを、企業で元から活用しているWord形式の雇用契約満了通知書、雇用契約満了予告書、在職証明書などのテンプレートに合わせて出力可能だ。本製品上でも雇用契約書などのテンプレートを用意しており、人事管理システムの刷新と併せてアウトプット文書への対応もスムーズだ。従業員のメンタルヘルスマネジメントに向けて、就業上の健康・精神面における就業上の措置を可視化する定義項目データも用意している。

　人材マネジメントに活用できる社員年譜の印刷や、PDF、Excelへの出力も可能だ。例えば、昇格履歴や担当プロジェクト、取得済みの資格などを年譜形式で出力することで、社内での昇進や昇給に必要となるキャリアや条件を可視化し、コンピテンシーの指針として活用できる。これにより、就職希望者が企業内で積めるキャリアや企業が求める人材像をイメージしやすくなる。さらに、結婚、出産、育児などの経歴のモデルケースの書類を提示することで、復職後も従業員に活躍の機会を設けられる企業だとアピールできる。

　人事関連業務のタスクをリマインドする「リマインダー機能」を搭載した。日付や期間も指定可能なため、期限のある人事関連の業務のリマインドを自動化してタスクの実施漏れを防止する。本機能は、アイコンの点滅とバルーンのアイコンで新着メッセージを通知するなど、多くの仕事を抱える人事関連業務をサポートする。