働き方改革のキーワード - 第5回

働き方改革の大前提！ 「ペーパーレス化」のソリューションはすでに出揃っている

トップの決断でいつでも始められることに気づくべき

テレワークをはじめとする働き方改革の大前提がペーパーレス化。業務文書をすべて電子ファイルにすることで初めて、いつでもどこでも働けるようになる。関連ソリューションはすでに出揃っており、導入事例も数多い。ペーパーレス化の潮流は明らかだ。それでも踏み切れない貴社は、トップのマインドセットに問題アリかも!?

文／まつもとあつし

古くて新しい「ペーパーレス」

　働き方改革、スマートワークの実現とペーパーレス化の取り組みは切っても切り離せない関係にあります。例えばテレワークを実現しようとしたときに、「印刷した資料が会社にあるから、出社しないと……」という環境では、なかなかおぼつかないからです。

　ペーパーレスの歴史はパソコン普及の頃に遡ります。1980年代、MS-DOSが動作するIBM PCやPC-9800シリーズの登場によって、一般的なオフィスにもパソコンが導入されていきます。モニター越しに文字や図が見られる環境が整い始めたことで、「ペーパーレス」もまた、意識され始めました。

　しかし、一人一台というところまで普及するにはほど遠く、モニターも簡単には机から動かせません。DocuSign、Adobe Signといった電子署名の仕組みも整備されていきましたが、重要書類は印刷して紙にハンコを押し、ファイルホルダーに保管するという習慣を完全に変えるには至っていません。

　むしろパソコンの普及が進むにつれ、紙の使用量が増えていたという調査結果もあります。現在でもコピー用紙など業務で利用される紙の国内需要は180万トンを超え、デジタル環境の普及にもかかわらずその量は2006年までは増加傾向にありました。

　これが上の図のように縮小に転じたのはここ10年あまりのことです。プロジェクター、電子ファイル作成・管理機能を備えた複合機の普及に加え、スマートフォン、そして2010年に国内でも販売が開始されたiPadなどのスマートデバイスと、各種ソリューションが登場したことで、ようやく「ペーパーレス化」が実用段階に入ったのが現状だと言えるでしょう。

　とはいえ、まだまだ身の周りの会議を振り返ってみても、デジタルで置き換えられる場面でも、紙の存在が消えていないことに気付かされます。せっかくプロジェクターやPC、タブレットが会議室には揃っているのに、相変わらず配付資料は紙で、メモを書き込んだ資料が大事に机のファイルフォルダーに仕舞われている、という人も多いはずです。

　現在の技術やソリューションを組み合わせれば、難なく会議のペーパーレス化は実現できるはず。例えば、プロジェクターに映し出されたファイルを、クラウド上の共有ドライブから各自のPCに表示し、必要に応じてテキストや手描きでメモを加え、またクラウド上に保存し、後で外出先からも参照する――こんなことはもう当たり前になっていなければ不思議なくらい、安価で使いやすいソリューションは出揃っています。

　しかし、このままでは、スマートワーク実現は遠い道のりです。なぜペーパーレス化が実現しないのでしょうか？　またどうすれば、このような状況を変えることができるのでしょうか？

習慣を変えられるのは「リーダーシップ」

　これまでは主に「社内」の問題であった「ペーパーレス化」。どちらかといえば、経費削減や環境保護といった目的で取り組まれていた面があります。しかしテレワークなどの働き方改革を実現する際のボトルネックとなる「紙」を、いかにワークフローから無理なくデジタルデータに置き換えるかは、もはや避けては通れない喫緊の課題になったと言えるでしょう。

　ペーパーレス化は、生産性の向上にもつながります。「日本の会議は欧米のそれに比べて生産性が低い」という指摘は、事前のアジェンダ（議題）の共有と、会議が終わった直後に参加者の「やること」がリスト化されたメモ（議事録）が発行されないからだとも言われます。

　ペーパーレス化を推進すると、会議の前にはアジェンダや参照資料のファイルが共有フォルダーに用意され、参照されている必要が出てきます。また、共有されているアジェンダには、会議の進行と同時に「誰が何をいつまでに行うか」を追記していけば、その場でメモが用意できます。

　このことは、「印刷された資料を読むまで会議で話し合う内容を知らない」という状態から、「事前に参加者も会議に備えることができる」ように変わることを意味します。用意した資料の印刷・製本やホチキス止め・配付、会議後の議事録作成といった手間を省けるだけでなく、会議でより生産性の高い議論も期待できるというわけです。

　このようなペーパーレス化を進めるには、それまでの「習慣」を打ち破るリーダーシップが求められます。トップや管理職こそが「やっぱり紙があると安心」というマインドセットから脱却し、ペーパーレス化によるスマートワークの実現に邁進できるよう、スマートワーク総研でも各種ソリューションや導入事例をご紹介していきます。