OutlookのCopilotで、毎日のメール作業時間を削減

毎朝、メールのチェックと返信作業から仕事を開始するビジネスパーソンは多いだろう。届いているメールの内容や、返信に記入したToDoで、当日の作業内容も変わってくる。週明けのメールチェックは特に時間がかかるという人もいるのではないか？

日本ビジネスメール協会の「ビジネスメール実態調査 2024」によれば、1日平均は送信12.27通、受信47.83通ということだ。個人差や仕事内容によっても違うだろうが、１通読むのに2分、3割返信するとして１通書くのに5分で計算してみると、157分だから約2時間半必要ということになる。

Copilotを使用することで、この時間を1割、2割でも短縮できれば、ひと月にすると大きな業務効率化につながる。

メール受信数が多いのなら、優先度の高いものから先に処理しよう。「未読のメールで、重要度の高いものをピックアップして」とプロンプトを書けば、すぐに選び出してくれる。重要なメールの方が、返信にも時間がかかりがちだから、優先して処理すれば全体の終了時間も見通しを立てやすい。もちろん、見落としを避けるためにも役に立つ。

OutlookのCopilotではメールの要約がよく使われるため、Copilotウィンドウを開くと、「最近のメールの要約をして」ボタンが表示されることがある。表示されなくても、同様のプロンプトを記入すればいい。個別のメールをクリックして開き、中身を読んで閉じてから次のメールを開くという手順を廃して、要約で概要をチェックしていくことで、受信メールを読む時間を短縮することができる。

Copilotはメール作成のサポートも可能だ。下書きの作成でメールの種類を選ぶと、ポップアップウィンドウが表示されるので、[ ]内のキーワードを指定してやれば、すぐに下書きを作成してくれる。あとは内容を調整して、送付すればいい。かなり手間が省けるはずだ。