テンプレートを利用する

　実は、知識があってVBAを使いこなせば、Excelでも相当なことができるのだが、そこまでの時間をかけるのは難しい。また、普通のビジネスパースンにとっては、学習時間と効率化できる時間のバランスが悪くナンセンスなのだ。しかし、マクロはとても手軽だ。

　さて、前回は、マクロの作成までを紹介した。このマクロを登録したファイルは、そのまま保存して使い回してもいいのだが、いちいち特定のフォルダーから開くのが面倒だ。

　そこでおすすめなのが、テンプレートとしての保存だ。この機能を使うと、Excelを起動して個人用のテンプレートから指定のファイルを開けるようになる。その上で内容を編集して名前を変更して保存すればいいわけだ。

　ひな形として使いたいファイルを作った場合には、この方法をぜひ覚えておき活用したい。

マクロを素早く実行する

　マクロの実行はメニューを開いて行えばいいのだが、それ自体が面倒に感じられるものだ。そこでおすすめの方法が、ショートカットキーの利用。マクロ作成時点では、キーへの登録をしていないので、今回改めて登録しておこう。

「表示」メニューから、前回と同様の手順でマクロを開く。表示されたマクロを選択して「オプション」をクリックしてダイアログが開いたら、ショートカットキーを登録すればいい。Ctrlキーとの組み合わせになるのだが、このファイルを開いている場合のみに有効なので、わかりやすいキーを選べばOKだ。

ボタンに登録する

　マクロをボタン等に登録して、さらに簡単に実行することも可能だ。まず、Excelのワークシートにボタンを作成する。挿入メニューから好きな図やアイコンを貼り付ければいい。これは普段の作図で行う作業と同じだ。

　続いて、貼り付けた図を右クリックして、「マクロを登録」を選んで、作成しておいたマクロを選択すればいい。これで登録は完了する。あとは、データを入力したらボタンを押すだけでマクロが実行される仕組みだ。なお、書類に目立つボタンが印刷されて困るなら、もっと地味な図形を選べばいいだろう。

　ショートカットキーやボタンへの登録が終わったら、前回同様の手順で個人用のテンプレートとして保存しておくことをお忘れなく。

※記事中の操作やメニューなどはバージョンや環境によって異なることがあります