ペーパーレスの鍵はスモールスタートとツールの活用

　ペーパーレスは働き方改革やDX（Digital Transformation）を実現するための第一歩となる取り組み──と言うと何か仰々しくて容易ではないものに聞こえるかもしれないが、それほど難しく考えることはない。紙をデジタルに置き換えることで、ビジネスの効率や生産性を高めたり、コストを削減したりする。そして、それが結果的に働き方改革やDXに繋がるのだ。大げさに構える必要はない。

　申請や稟議の書類、各種帳票類、会議や打ち合わせの資料、電話メモなど、社内では多くの紙が使われている。これらをペーパーレス化するにあたっては、その対象によって導入の難易度が異なる。例えば、申請や稟議の書類、帳票類などをペーパーレス化するのであれば、業務フロー・帳票類の見直しを全社横断で行わなくてはならない。各部署のコンセンサスを得るだけでも大変で、しかも長い時間が必要となる。これでは及び腰になってしまうのも無理はない。企業がペーパーレスを導入する上で障壁となりやすいポイントの一つだ。

　変更、見直しを行わなければならないのはそれだけではない。導入するソリューションによってはサーバーやネットワークにも手を加える必要があるし、セキュリティポリシーなども改めねばならないケースもあるだろう。

　ならば、見方を変えてはどうだろう？できるところから、従来の業務フローやシステムに極力影響を及ぼさない、あるいは導入が容易な範囲からスタートするのだ。そうすればその先、フルペーパーレス化への道筋も付けやすくなるはずだ。いわゆるスモールスタートである。

　そして、ツールやソリューションを積極的に活用することだ。昨今はペーパーレス化の悩みや障壁を解消する、痒いところに手が届くツールやソリューションが多く提供されている。大規模なペーパーレスソリューションを一気に導入するのではなく、こうしたものを活用することで、容易にペーパーレス化をスタートさせることができる。

　次章から、躓き易いポイントを解消し、容易にペーパーレス化をスタートするための代表的なツールやソリューションを紹介する。

ペーパーレス化に効くツールやソリューション

　紙を利用する最大のメリットは手軽に素早く記入ができることだ。デジタルであればPCやタブレットを起動し、ソフトを立ち上げ、それから入力となる。ペンさえあればすぐにメモなりの記入ができる紙は手軽さが格段に違う。

　しかし、電話メモなら伝言する相手の席までそのメモを届けに行かなくてはならないし、会議室予約を紙で行っているならそこまで出向いて記入する必要がある。そう、紙はコミュニケーションに弱い側面があるのだ。

　これを解消するのがグループウェアやチャットソフトだ。すでに多くの企業で導入が進んでいるこれらのコミュニケーションツールはさまざまなメリットを企業にもたらし、もちろんペーパーレスの効果も高い。

　例えば、ネオジャパンのグループウェア『desknets クラウド NEO』には、個人とグループ、他のメンバーのスケジュールやアドレスなどの情報の管理および共有、ワークフローの効率化、そしてつぶやきやメッセージなど、単なるメモ以上のコミュニケーション機能が多く搭載されている。導入してすぐに利用できることが特徴だが、ニーズにあわせて業務用のアプリを開発するのも容易だ。

　サイボウズの『サイボウズOffice』は、代表的な国産グループウェア。スケジュール共有から電子ワークフロー管理まで多様な機能を搭載している。

　こうしたグループウェアを導入することで、電話メモやスケジュールのやりとり、施設・設備の予約などで紙を用いる必要がなくなるのはもちろん、コミュニケーションを効率化、強化し、ビジネスの生産性を高めることが可能だ。

　企業における紙の消費で馬鹿にならないのが会議や打ち合わせのための資料出力だ。会議のたびに分厚い資料をプリンターで何部も出力し、会議が終わればこれが机に積まれていく──。コスト的にも工数的にも無駄があるし、使い終わった後のセキュリティという観点でも問題になるケースがある。

　これに対しては例えば、エステックの提供する『ECO Meeting』を利用すれば、タブレットへ電子化した資料を配布することで、準備や廃棄にともなう作業と紙資源の無駄な消費を削減できる。資料の自動削除や時限削除、PCへのダウンロード制限なども可能で、セキュリティにも配慮されたソリューションとなっている。セキュリティに不安があって資料のデジタル化に踏み切れないという企業に適していると言える。

　こうしたメモや資料のペーパーレス化は比較的容易かもしれないが、申請や稟議の書類、各種帳票類はそう簡単にはいかない。どの企業、あるいはどの部署でも長く利用してきた帳票があるはずで、それをペーパーレス化するとなれば、ワークフローの見直しが必要となるし、抵抗勢力への説得も骨が折れることだろう。

　しかし、申請や稟議の書類、各種帳票類のペーパーレス化は非常に大きなメリットがある。企業によるとはいえ削減できる紙の量は膨大だ。そして書類の巡回や承認に掛かる時間、工数の削減も可能となる。

　昨今は、こうした申請や稟議の書類、各種帳票類のペーパーレス化を容易に導入できるソリューションが多く提供されている。とくに目立つのは、従来から利用してきた書式やフローを変更することなくペーパーレスを実現するものだ。

　これらのソリューションは、従来の帳票とワークフローはそのままに、ペーパーレス化を実現する。「帳票やフローが変わるのは嫌だ」という方にも受け入れられやすいことは導入サイドにとって大きなメリットになる。クラウドサービスとして利用できるものもあり、社内のシステムを大きく変更することなく導入できるのもポイントだ。

　また、帳票類をペーパーレス化するまではちょっと、という状況なら、例えば、富士通のOCR（光学文字認識）ソフトウェア『DynaEye10』を使って書類をデータ化することで、データ入力の効率化、時間短縮を図ることも可能だ。

　そのほかにも、ペーパーレスでよく聞かれる悩みとして、デジタル化した文書や書類をどこに保存したのか分からなくなる、探しづらくなるというのがある。保存場所やファイル、フォルダの命名ルールをきっちりと定めて、閲覧や変更などの権限を設定すべきではあるが、ペーパーレス化が進み、ファイルが増えてくるとその管理は容易ではない。

　こうした悩みを解消するにはいくつかの手段がある。文書管理システムを導入して管理を徹底する、あるいは、管理はそれなりに、エンタープライズサーチを導入して検索を強化するといった方法もある。

　代表的な文書管理システムとしては、富士通の『Documal SaaS』や住友電工情報システムの『楽々Document Plus』などがあるが、この分野は非常に多くの製品が出ているため、導入の規模やニーズにあわせた選択を行うべきだ。

　エンタープライズサーチは、散在するストレージやファイルサーバから素早く目的のファイルを検索する製品。こちらも多くの製品が提供されている。

　このように、ペーパーレス化を進める上では、さまざまな障壁を解消して導入を容易にする、スモールスタートを実現できるツールやソリューションを利用することで、そのハードルを下げることが可能になる。「全ての業務をペーパーレス化するぞ」と考えてしまうとなかなか踏み切れない企業も多いと思うが、こうしたツールやソリューションを活用して、出来るところからペーパーレスを始めてみるのはどうだろうか。

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