メールより速く豊富な付加機能も便利なTeamsを使おう（1）

すでにTeamsを導入している企業が少なくないと思うが、実態として利用率がイマイチ上がってこないという声も聞く。今まで使い慣れたメールやLINEを使って連絡をしているメンバーが多いのだ。そんな場合にも、本連載をご覧いただき、Teamsのメリットを伝えることで利用してもらえるようになれば幸いだ。

文／戸田覚

メールより連絡が早くて楽

　今回から連続で「Microsoft Teams（以下Teams）」のメリットを紹介していく。いわゆる基本の「き」としてわかりやすく解説していこう。

　なお、今回はTeamsのテレビ会議については触れない。別の機会に詳しく説明するつもりだ。

　Teamsは、ビジネスチャットと呼ばれるカテゴリーのアプリだ。基本的な機能は、SMSやLINEと同じような、チャットのやりとりになる。

　メールとの最大の違いがここで、Teamsは決まった相手と決まった内容のやりとりをするのが普通だ。メールのようにさまざまなやりとりの他に、DMやSMSの通知などが表示されないので、やりとりが紛れない。

　Teamsでは、1つのチャネルでは１つの内容について会話していくので、やりとりの内容を振り返りやすい。メールは延々とやりとりが続くと、引用を見直すことになり、その作業がとても大変だ。

　ちなみに、チームは特定のメンバーの固まりだ。その中でやりとりの仕分けごとに「チャネル」を作ることになる。

　なお、Teamsはスマホでも簡単に利用できるので、まさに仕事用のLINEといった感覚で使える。

Teamsはビジネスチャット。決まった相手と決まった話題のやりとりができる

スマホでも同じように使える

顧客とのやりとりもできる

　Teamsでは、複数のチームを作成し、それぞれに参加メンバーを決められる。もちろん、別の人が作ったチームに誘われることもあるだろう。

　社内でも、プロジェクトに関わるメンバーを集めてやりとりが進められる。部門や部署、会社の場所なども関係なく密なやりとりができるので、とても効率がよい。最近増えているテレワークのメンバーも会社にいるのと同じように連絡が取れる。

　さらに、他社のメンバーも加えたチームを作ることができる。最近は外注先や関連会社とチームを組んで仕事をするケースが多いのでそんな時にもとても役立つだろう。また、取引先とも常に連絡を取っているなら、メールからTeamsに切り替えると作業の負担が減る。メールだと「いつもお世話になっております……」と書き出さなければならないが、Teamsなら話の続きだけをシンプルに書いていけばいいのだ。

　次回は、もう少し進んだTeamsの便利な使い方を紹介する。