Teamsのプライベートチャネルでチームの日々の情報管理を

Teamsを使いこなす上で重要なのがプライベートチャネルだ。アクセスできるメンバーを制限した限定チャネルで、必要に応じて適切なメンバーが参加するチャネルを作れるため、チーム内の日々の情報共有とその管理に役立つ。よく使うチャネルなら見やすいところにチャネル名が並ぶように配置することも大切だ。

文／塚本小都

限られたメンバーに情報を伝えるならプライベートチャネル

企業情報へのアクセスは、セキュリティポリシーや組織階層などで管理している会社がほとんどだろう。機密情報などはそれでいいが、日々の業務の中でも、機密というほどではないが、これはこの人が見るのは構わないが、あの人に見せるのはどうかといったことは珍しくない。各メンバーも、関係ない情報までチェックさせられるのは、能率的ではないだろう。

そんな時に有効なのが、Teamsのプライベートチャネルだ。Teamsでチャネルを作る場合、デフォルトではチームの全員がアクセスできる一般チャネルが作成されるが、作成時のプライバシー設定で、アクセスできるのが作成者と招待されたメンバーだけに限定されるプライバシーチャネルが作成できる。

チャネルの作成時、ウィンドウ下の「プライバシー」から「プライベート」を選んで作成すると、その後メンバーの指定ができ、プライベートチャネルが作成される

例えば、管理職2名、正社員5名、派遣社員3名の計10名が所属する営業2課でチームを作る場合、当然その中には営業2課全員で情報を共有するチャネルがいくつかある。それに加えて、管理職2名＋正社員5名の7名のプライベートチャネル「正社員業務連絡チャネル」を作る。目的は、正社員の年末調整や人事目標など、派遣社員に見せる必要のないデリケートな内容をやりとりするためだ。

また、管理職2名だけのプライベートチャネル「管理職チャネル」も作成する。ここに含まれる内容は部下の人事評価や経費予算など、管理職が部署を運営するための内容になる。参加する課員が3〜4名程度の顧客とのプロジェクトで守秘義務契約があったりする場合にも、プライベートチャネルは便利だ。

プライベートチャネルは一般チャネルと違って、チャネル名の横に錠前マークが付いているので、区別は容易だ。そのチャネルのメンバーでない人はアクセスできない以前に、チャネルメニューにチャネル名が表示されないため、そのチャネルが存在することに気づかない。上の例で言えば、派遣の人は正社員チャネルがあることを知らないわけだ。何かのグループでチームを作る事が多いと思うが、その中で限られた人しかアクセスさせるべきではない必然性がある場合、プライベートチャネルの利用が適している。

営業2課のチャネル構成。指定したメンバー以外には見えないプライベートチャネルは、名前右に鍵アイコンが表示される

チャネル整理のコツはナンバリング

プライベートチャネルは便利だし、作成数に制限がないため、チャネルが乱立し、目的のチャネルを探し出すのに苦労することがある。特に指定しないと、チャネルは名前の読みの順番で表示される。そこで、チャネルのネーミングルールをグループ内で共有し、思い通りの順番に並べていくといい。

チャネルの名前の並び順は、上から数字、英字、仮名、漢字の読みのあいうえお順だ。このため、名前の頭に数字を振り、アクセスの多いチャネルが上の方に表示されるようにするといい。数字だけでは処理しきれなくなったら、英字を組み合わせるといい。

重要性の高いチャネル、よく利用するチャネルを見つけやすい位置に置けるよう考えるといいだろう、逆に終わってしまったプロジェクトなどは、チャネルを削除するのではなく、非表示にしておけば、過去の話題や記録をアーカイブ的に見に行くこともできる。