情報共有だけではなく従業員の健康面にも配慮したIntrameriT

コロナ禍で多くの企業がテレワークを実施している。就業場所が異なるため、オフィスに比べて従業員同士の情報共有が取りづらいなどのコミュニケーションの問題も挙げられる。そうした問題解決の鍵を握るのが、グループウェアやワークフローシステムだ。その理由を累計500社（23万ライセンス）以上が活用するグループウェア「IntrameriT」（イントラメリット）を開発して20年以上の実績を持つ都築電気に伺った。

コロナ禍で多くの企業がテレワークを実施している。就業場所が異なるため、オフィスに比べて従業員同士の情報共有が取りづらいなどのコミュニケーションの問題も挙げられる。そうした問題解決の鍵を握るのが、グループウェアやワークフローシステムだ。その理由を累計500社（23万ライセンス）以上が活用するグループウェア「IntrameriT」（イントラメリット）を開発して20年以上の実績を持つ都築電気に伺った。

テレワーク時の情報共有不足が発生<br />オフィスと変わらない環境構築が必須


　2020年4月、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により日本政府の緊急事態宣言が発出され、半ば強制的にテレワークを開始した企業も多い。欧米に比べ、日本企業はいまだにオンプレミスのシステムが中心だ。在宅で作業できる環境が整わないまま、テレワークを実施するケースもある。都築電気 ビジネスデザイン統括部の五十嵐雅之氏はテレワークにおける課題を次のように話す。

「大きく分けて三つ挙げられます。一つ目は管理の課題。オフィス勤務とは違い、離れた場所で働く従業員の行動が把握しづらいため、業務状況は成果物などからしか判断できません。二つ目は申請承認の課題。稟議書や申請書などを扱う書類が全て紙ベースのため、押印が必要となり出社しなければ業務が進まず作業効率が落ちてしまいます。三つ目はコミュニケーションの課題です。対面での会話と違い、電話やメールなどでは正しく情報が伝わらない場合もあるでしょう。テレワークを実施しながら事業を継続していくためには、これらの課題を解決しなければなりません。オフィスと変わらず業務が実行できるツールや仕組みが必要だと言えます」

　こうした課題の解決策となるのが、都築電気が提供する「IntrameriT グループウェア」と「IntrameriT ワークフロー」。「オフィスと比べて情報共有がおろそかになりがちなテレワーク環境をIntrameriT グループウェアに搭載されている情報共有やコミュニケーションの機能でカバーできます。申請承認の課題は、IntrameriT ワークフローで紙書類の申請や認証を電子化することでオフィス以外の場所からでもオフィスと同様の業務が行えます」（五十嵐氏）

　IntrameriT グループウェアは、内部コミュニケーションやオフィスワークの生産性の向上を図る機能を搭載したツールだ。スケジュールやタスク管理、掲示板などの情報共有や業務効率化に関する機能だけではなく、セルフケアといった従業員の体調やストレスレベルを可視化できる機能も用意している。「従業員の健康への配慮は、働き方改革における生産性向上にもつながります。従業員のその日の気分や心身の状態をチェックし、気分が落ち込んでいるようであれば、気分転換を促すなどメンタルヘルスの不調を未然に防げます。テレワークで従業員の顔が見られない状況だからこそ、健康面での管理も重要です。こうした機能の搭載もIntrameriT グループウェアの特長です」と都築電気 ビジネスデザイン統括部 小林正明氏はアピールする。

　日本企業は独自の商習慣や、管理型の組織体制など特有の業務運用をしているケースが多い。IntrameriT グループウェアには、部署や役職ごとに検索できる階層型のアドレス帳、ドキュメントなどに部署ごとのアクセス権を付与できるライブラリ機能といった企業独自の運用に合わせた機能が含まれている。

　加えて、「Microsoft 365」や「Googleカレンダー」などの外部サービスとの連携にも力を入れている。IntrameriT グループウェアからMicrosoft Teamsの会議を作成したり、会議に参加したりできるようになるのだ。

　IntrameriT ワークフローは、申請業務を電子化し、業務の効率化を図れるツールだ。申請や承認業務を電子フロー化することにより、社内外問わずどこでも業務を進められるようになる。紙の書類での申請業務に比べ、書類回覧にかかる時間の短縮、決裁までのリードタイムが圧縮されるため案件の活性化にもつながる。書類申請後の承認者側の承認／否認／保留といった進捗状況もリアルタイムで確認できるため、利便性も高い。「APIを利用して、外部のクラウドサービスや業務システムとの連携やアドオン開発による拡張も可能です」（小林氏）

　IntrameriT グループウェアとIntrameriT ワークフローはクラウド版（最小契約：5ユーザー）とパッケージ版（最小契約：100ユーザー）の2種類のラインアップを用意している。「クラウド版はサーバーを構築する必要がなく、スモールスタートで始められます。1ユーザー単位でライセンスが追加できるため、1部門から導入を始め、徐々に他部門に展開していくといった方法も可能です。テレワークを実施したけれど業務を運用する環境が整っていないといった場合にも、クラウド版を利用すれば、オフィスと変わらない業務環境をすぐに構築できます」と小林氏は話す。

　今後について「ダイワボウ情報システム（DIS）さまとともにセミナーや展示会などを通して、全国の販売パートナーさまにIntrameriT グループウェア／ワークフローの魅力を周知する機会を設けたいと考えています。IntrameriT グループウェア／ワークフローのデモ環境や資料なども用意しており、準備も万全です」と五十嵐氏は意気込みを語る。

　IntrameriT グループウェア／ワークフローはMicrosoft 365などとの親和性の高さも訴求のポイントとなる。販売パートナーにとってはIntrameriT グループウェア／ワークフローとMicrosoft 365などの商材と組み合わせるといった提案力の高さも魅力の一つだと言えるだろう。