電子帳簿保存に則したドキュメント管理を実現する製品を3社が紹介

2022年1月に改正された帳簿書類のデータ保存を可能とする法律「電子帳簿保存法」によって、電子データによる帳簿書類はデータのまま保存することが義務化された。しかし、企業側の電子化への対応の遅れから、2年間の猶予期間が設けられており、その終了が2023年12月末に迫っている。各企業は猶予期間終了前に、保存要件に従った電子取引データの保存環境を構築することが求められている。そこで今回は、電子帳簿保存法に則したドキュメント管理を実現する文書管理ソリューションを提案する。

　まずは電子帳簿保存法の改正によって対応が変わる帳簿書類の範囲を確認しよう。電子帳簿保存法の対象となるのは、メールやファクス、インターネット利用取引、クラウド利用といった、電子データで発行・受領される取引情報だ。これら電子データは、2024年1月より相当の理由がない限り紙での保存が廃止され、データでの保存が義務付けられる。一方で、国税関係の帳簿や決算関係書類、取引先から紙で受け取った契約書や納品書といった取引関係書類は、従来通り紙での保存を行っても、一定の要件下であればスキャナーを用いた電子データによる保存を行っても構わない。

　しかし、社内で保存するドキュメントの中に、紙とデータが混在していると、管理が煩雑になってしまう。そうした管理の負担を減らすためにも、全てのドキュメントをデータで保存することが望ましい。さらに、全てのドキュメントをデータで一元管理すれば、経理業務のDXが進み、業務の効率化、ひいては生産性の向上につながるだろう。

　このような需要を踏まえ、電子帳簿保存法に則したドキュメントの管理を実現する文書管理ソリューションの提案が求められているのだ。

　それでは、電子帳簿保存法に則したドキュメントの管理を実現する文書管理ソリューションの機能をチェックしていこう。

　電子帳簿保存法への対応は検討すべき範囲が広く、自社のみで行うには時間と手間がかかる。そのため、電子帳簿保存法への対応に当たって検討すべき項目がまとめられたガイドブックが用意されているようなサービスが有用だ。導入ガイドに記載された作業を繰り返すことで、社内規定と運用ルールを整備できる。

　メールやクラウドストレージを文書管理ソリューションと連携できたら、現場の負担を減らせる。専用のメールアドレスをCCに追加して送付するか、クラウドストレージの専用フォルダーに置くだけで、ドキュメントの取り込みが行えるサービスであれば利便性が高い。

　サービスの利用開始日が早ければ、猶予期間の終了に際している現時点でもゆとりのある対応ができる。アカウント登録のみで利用でき、環境の提供を受けた後、最短1日で電子帳簿保存法の対応への開始が可能なサービスだ。

　今回は、PFU、Deepwork、ワークスアプリケーションズに製品を提案してもらった。

PFU
374万円（ユーザー数20人）
※初年度のみ

　電子取引およびスキャナー保存に対応することで、電子書類だけでなく紙文書もまとめて電子帳簿保存法に対応できるファイリングサービス「あんしんエビデンス管理」を紹介する。

　あんしんエビデンス管理は、電子帳簿保存法に必要な入力項目を標準設定に組み込んでおり、証憑登録の検索要件となる「取引年月日」「取引金額」「取引先」などのデータを効率的に登録できる。さらに、手書き文字を99.2％認識するPFUのOCRソリューション「DynaEye」と組み合わせれば、紙文書の登録業務も効率化可能だ。

　ドキュメントの保存先は、BoxやSharePoint Onlineなどのクラウドストレージを活用した保存と、Hyland Softwareの専用ECMシステム「OnBase」「Hyland Cloud」での保存の4種類から選択できる。四つの保存先は任意で選択できるため、これまで自社で活用していたストレージを変更せずに、電子帳簿保存法に対応可能だ。

　電子帳簿保存法は検討すべき範囲が広く、運用ルールや社内規定の作成・整備を自社のみで行うのは手間と時間がかかる。あんしんエビデンス管理は、検討すべき項目がガイドブックとしてまとめられた「導入ガイド」によって電子帳簿保存法への対応を支援してくれる。導入ガイドは、電子帳簿保存法とその推進体制を理解する「導入手順書」、書類・業務の整理を行う「ワークブック」、運用ルールや社内規定の整備を行う「事務処理規定説明書」「システム化業務フロー説明書」で構成されている。導入ガイドに記載されている作業を繰り返すことで、社内規定と運用ルールを整備でき、短期間でスムーズな電子帳簿保存法対応を実現する。

　電子帳簿保存法の要件に適した形で管理する保存先を複数から選べるだけでなく、電子帳簿保存法の運用ルールや社内規定の作成、整備を支援するサービスだ。

Deepwork
2,178円〜／月（ミニマムプラン）
データ化料金：22円／件（AI OCR）110円／件（オペレータ入力）
※オペレーター入力は、上位プランであるベーシックプラン以上から対応

　情報セキュリティマネジメントの認証基準「JIS Q 27001:2014（ISO／IEC27001:2013）」を取得している文書管理システム「invox電子帳簿保存」を提案する。

　invox電子帳簿保存はメールやクラウドストレージとの連携が可能だ。専用のメールアドレスをCCに追加して、電子化されたデータを送付するか、GoogleドライブやBoxといったクラウドストレージの専用フォルダーに電子化されたデータを置くだけで、ドキュメントが取り込める。業務フローの変更を最小限にするため、現場の負担を増やすことなく電子帳簿保存法に対応できるのだ。

　スキャンしたドキュメントのデータ化に当たり、証憑の検索要件として「取引年月日」「取引金額」「取引先」の情報が必要だ。invox電子帳簿保存は、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実施する電子帳簿保存法に関する認証制度「JIIMA認証」の内、スキャン保存したデータが要件を満たす「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得している。データ化の方法は、セルフ入力、AI OCRを利用した自動入力、99.9％以上のデータ化精度を保証するオペレーターによる入力の3種類から選択可能だ。

　invox電子帳簿保存は、JIIMA認証の内、電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証だけでなく、電子取引データの保存が要件を満たす「電子取引ソフト法的要件認証」の認証も取得している。電子帳簿保存法の要件に則って、訂正削除の履歴を残し10年間のデータ保管ができる。請求書などの一連の取引は関連付けた保管も可能だ。さらに、データの訂正／削除を行う際にはワークフローの設定もできるため、内部統制の構築や申請完了までの遅延防止に役立つ。

　高セキュリティを備えながら、現場の負担を最小限に導入できる文書管理システムだ。

ワークスアプリケーションズ
初期費用：1万1,000円
ライトプラン：2,200円／月（ファイル管理容量5GB）
※従業員数100名以上の企業、また、5GB超過した場合は、
上位プランであるエンタープライズプランへ自動で移行。

　Web請求サービスやメールなど、電子取引の受領元に依存せずに電子帳簿保存法の対応が可能な証憑電子データ管理クラウドサービス「HUE Works Suite DX Solutions Electronic Book Maintenance」（以下、HUE EBM）を紹介する。

　HUE EBMは、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が実施する電子帳簿保存法に関する認証制度「JIIMA認証」の内、スキャン保存したデータが要件を満たす「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」と、電子取引データの保存が要件を満たす「電子取引ソフト法的要件認証」の認証を取得している。

　HUE EBMはアカウント登録のみで利用できるため、環境の提供を受けた後、最短1日で電子帳簿保存法の対応への開始が可能だ。また、スキャナー保存・電子取引の電子帳簿保存法に特化したシンプルなサービスのため、運用に当たってシステム部などの他部署を経由する必要がなく、スピード感を持って対応できる。

　電子帳簿保存法へ対応する際、これまでの業務フローを変更すると現場の負担が大きい。HUE EBMにはオプションサービスとしてAPI連携がある。経費精算申請や支払依頼申請などの外部システムとAPI連携をすることで、証憑・取引情報・申請情報が電子帳簿保存法の要件に沿って保存される。また、同社のクラウド型ワークフローシステム「HUEワークフロー」とも連携が可能だ。HUEワークフローと連携すれば、ワークフロー申請時に添付された証憑ファイルがHUE EBMへ自動保存される。これらの連携を活用することで、現場に負担を強いることなく電子帳簿保存法に対応できる。

　フロー変更の手間もなくシンプルなサービス故に、経費申請を行う現場や経理部にも負担をかけずに最短1日で電子帳簿保存法の対応の開始が可能なクラウドサービスだ。

※価格は全て税込