フリーアドレスでも円滑なコミュニケーションを実現する。ソニー、サイオステクノロジー、リコーの3製品を紹介

コロナ禍を経て変わった働き方に対応するため、オフィス環境の見直しを行う企業が少なくない。その代表例として、フリーアドレスの導入が挙げられる。しかし、フリーアドレスは出社のたびに利用する座席が変わるため、直接コンタクトを取りたい相手がどこにいるか分かりにくいなどの課題も見えてきた。こうした課題を解決する手段として、フリーアドレス環境での円滑なコミュニケーションを実現するツールが求められている。

　オフィスの座席を固定しないフリーアドレスには三つのメリットがある。一つ目が、コミュニケーションの促進だ。座席を固定化しないことで、これまで顔を合わせる機会がなかった他部署の社員と交流しやすくなる。固定座席では得られなかった情報や知見を得るチャンスの場としてオフィスが機能するのだ。二つ目が、生産性の高い働き方に対応することだ。集中して業務を行いたいときには個室に移動する、社員同士で会話したいときには複数人掛けの座席に移動するなど、目的に応じて柔軟に座席を移動できる。三つ目がスペースコストの削減だ。必要な座席の数を座席稼働率ベースで設定できるため、1人1台の座席を用意するのに比べ、少ない座席で運用可能だ。

　しかし、単に制度としてフリーアドレス化するだけでは新たな課題が発生する。オフィスで働く従業員の立場では、連絡を取りたい状況で相手の居場所が分からなかったり、座席の利用手続きに時間を取られたりすることが予想される。また、管理者の立場では、従業員の生産性を可視化しにくいという課題が挙げられる。

　こうした課題を解決し、フリーアドレスの本来の目的を達成するためにも、フリーアドレス環境での円滑なコミュニケーションを実現するツールが求められているのだ。

　フリーアドレス環境で円滑なコミュニケーションを実現するには、どのようなツールが必要だろうか。求められる機能をチェックしていこう。

　本来の業務に支障を来さないためにも、座席の利用を開始／終了する時に手間がかからないソリューションが必要だ。座席に配置されたICカードをスマホでタッチするだけで、座席の利用を開始できるシステムのソリューションがある。

　フリーアドレスを導入しても、習慣によって座席が固定化してしまい、新たなコミュニケーションが生まれにくくなるケースも発生し得るだろう。そうした状況が危惧される場合は、座席をシステム内でランダムに選ぶサービスが有用だ。隣の社員を毎回変更することで、部署を越えた従業員同士の交流を深められる。

　スペースごとの座席利用率を可視化できれば、それぞれのスペースの座席数を最適化するとともに、より快適な働き方と生産性向上への施策に活用できる。メンバーの座席利用履歴だけでなく、フロアやパーティションごとの座席稼働率を可視化するサービスが良いだろう。それぞれの利用状況をダッシュボードで分析が可能だ。

　今回はソニー、サイオステクノロジー、リコーに製品を提案してもらった。

ソニー
個別見積

　非接触ICカード技術「FeliCa」のICカードを座席に配置するだけで利用をスタートできる「座席管理ソリューション　SEATouch」（以下、SEATouch）を提案する。

　SEATouchの特長として、使いやすさがある。オフィスの各座席に配置されたFeliCaのICカードにスマホをタッチする。そうして立ち上がったWebページに表示されている「在籍登録」をタップするだけで、座席の利用を開始できる。また、座席の利用を終了する際も同様の手法で「退席登録」をタップするだけで良い。タップのみで在籍状況が座席表に自動で反映されるため、リアルタイムな座席状況が分かる。さらに、利用に当たって、専用アプリケーションのインストールも必要ない。

　座席表はPC／スマホの双方で閲覧でき、在席中の利用者を表示名やユーザーID、フリーワードでも検索可能だ。さらに、在宅か、サテライトオフィスかといった利用者の勤務場所も表示できる。連絡を取りたい相手のステータスがすぐ分かる。

　SEATouchに用いるFeliCaのICカードは複製が困難なため、ある座席IDを別の座席にコピーし、設置してしまうリスクをなくせる。ICカードにより不正利用を抑止し、誰がどの座席を利用していたかのエビデンスとして利用できる。さらに、管理者画面から、社員の在席履歴のCSVファイルでの出力や、座席の使用率を確認可能だ。出社率の計算や、座席数やレイアウトの適切な検討が可能となり、オフィスの効率化をサポートする。

　SEATouchは会議室の予約管理も可能だ。FeliCaのICカード1枚で複数人の登録ができ、利用状況を可視化してくれる。

　ICカードをスマホでタッチするだけで座席だけでなく、会議室の予約も可能な座席管理ソリューションだ。

サイオステクノロジー
220円／月（1ユーザー）（ベーシックプラン）

　最短3営業日でサービスの導入が可能なクラウド型座席指定サービス「YourDesk」を提案する。

　YourDeskは分かりやすく、直感的なUIを備えている。フロアマップに表示されている座席を選択し、時間を指定するだけで座席の予約が可能だ。さらに、各座席には空席／予約席／着席中／固定席といった座席の状況が丸や四角などのアイコンで表示される。そのため利用者は操作に迷わない。さらに利用者が操作に迷わないことで、運用担当者の問い合わせ対応の負荷の削減にもつながるのだ。

　YourDeskは社内外の出勤状況をリストでも可視化する。利用者がどの座席を予約／利用しているかだけでなく、テレワークや休暇、出張や外出といった状況も確認でき、ハイブリッドワークにも対応する。お互いの状況が可視化されるため、社内コミュニケーションの円滑化に寄与するだろう。

　フリーアドレスの導入効果の一つとして、コミュニケーションの活性化がある。座席を固定化しないことで、部署を越えてメンバー同士の交流を深められるというわけだ。しかし、フリーアドレスを導入後も、習慣故に、座席が固定化してしまい、フリーアドレスを生かせていないケースがある。この課題を解決するため、YourDeskは座席を無作為に選ぶ「ランダム抽選」機能を備えている。導入の目的である部署を超えた組織の横断化を促進できる。

　YourDeskは外部アプリケーションとの連携機能を備える。Google Workspaceと連携することでGoogleカレンダーに、Microsoft 365と連携することで、Outlookカレンダー、Teamsカレンダーに座席の利用状況が反映される。

　分かりやすく直感的なUIを備え、部署を越えたコミュニケーションを促進するサービスだ。

リコー
110円／月（1人）
220円／月（1座席）

　利用者の居場所、座席稼働状況をリモートワークを含めて可視化し、分析ができるクラウドサービス「RICOH スマート予約サービス for フリーアドレス」を提案する。

　RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスでの座席の利用開始方法は2通りある。利用したい座席のQRコードをスマホで読み取る方法と、PCやスマホのWebブラウザー上でフロアマップを表示し、利用したい座席をクリックする方法だ。PCやスマホがあれば利用を開始できるため、本サービスの利用に当たって特別なハードウェアの導入は必要ない。

　RICOH スマート予約サービス for フリーアドレスでは、利用者が各自の勤務状況を登録することで、お互いの状況、座席位置がリアルタイムで一覧表示される。さらにMicrosoft 365と連携させることで、利用者の勤務状況一覧から直接Microsoft Teamsにアクセスし、Teams投稿やチャットを行うことが可能だ。

　管理者はフロアマップに、パーティションを任意の利用目的で設定・変更できる。「リモート会議スペース」や「集中作業スペース」など利用目的ごとのパーティションを設定することで、働く内容に合わせたフリーアドレスの利用を促進する。

　管理者用画面からはメンバーの座席利用履歴だけでなく、フロアやパーティションごとの座席稼働率を可視化する。利用状況をマイクロソフトのBIツール「Microsoft Power BI」のテンプレートを利用したダッシュボードで分析可能だ。座席の利用状況を分析することで、座席数を最適化するとともに、よりフリーアドレスを活用した働き方改革とオフィス空間の効率利用への施策に活用できる。

　フリーアドレスの生産性向上とオフィススペースの有効活用を支援するクラウドサービスだ。

※価格は全て税込