勤怠管理システムを導入して働き方改革を推し進めよう

紹介する勤怠管理のサービス：タイムログDX（関彰商事）、クラウド型勤怠管理システム「勤革時」（NEC）、HRMOS勤怠（IEYASU）

過度の時間外労働や休日出勤は従業員の健康状況に影響を与えてしまうため、必要に応じて労働時間の調整や業務内容の見直しを行う必要がある。さらに2019年4月より、客観的な方法によって労働時間状況を把握しにくい場合を除いて、従業員の労働時間の客観的な把握が必要となった。しかし、在宅勤務といったオフィス以外で働く従業員は隠れ残業を行ってしまうなど、各従業員の勤務時間の正確な把握が困難になっている。そうした背景を踏まえ、打刻の場所や方法を問わずに勤怠入力を行える勤怠管理システムを提案する。

　まずは、現在の勤怠管理の課題をおさらいしたい。勤怠管理の課題は三つある。一つ目が、集計作業の複雑化だ。昨今企業では、正社員だけでなく、契約社員や派遣社員といったさまざまな雇用形態による従業員を雇用するケースが増加している。勤怠の集計作業は雇用形態別に行う必要があるため、雇用形態が細分化されるほどタイムカード打刻やExcel入力、出勤簿への記載といった従来の手法で勤怠管理を行っていると、集計作業が複雑になってしまう。

　二つ目が、法改正に伴う対応だ。労働基準法をはじめとした労働関連法は定期的に改正されている。定期的な確認を怠ると、法令違反が発生した場合に発見が遅れるため、勤怠管理に必要な対策や確認を定期的に行う必要がある。さらに2024年4月より、働き方改革関連法が建設業や運送業においても施行され、年360時間、臨時的な特別な事情がある場合でも年720時間の時間外労働の上限規制が適用される。しかし、建設業や運送業における勤怠時間は自己申告となることが多く、勤怠時間が正しいかどうかの把握が難しい。

　三つ目が、従業員による不正打刻だ。ハイブリッドワークの普及によって勤怠管理は各従業員の自己責任としているケースが多く、正確な勤務状況の把握が困難になっている。

　こうした課題を解決し、勤怠管理の負担を軽減するシステムが求められている。

　業務状況が見えない従業員の勤怠管理の負担を軽減するにはどのようなシステムが必要だろうか。求められる機能をチェックしていこう。

　就業管理に関わる情報は、日次の勤務時間や年間・月間の残業時間だけでなく、有休の取得・申請処理状況や勤怠時間の入力エラーの通知など多岐にわたる。就業管理に関する情報を一画面に集約したサービスを用いることで、知りたい情報を一目で把握できるため、有給休暇の取得推奨や残業時間の抑制につながる。

　オリジナルの勤務パターンを複数通り作成・管理できるサービスを用いれば、変形労働時間制の現場で勤務を行う従業員やフレックス制を採用している従業員の勤怠も管理できる。全従業員の勤怠を一つの勤怠管理サービスで管理することで、月末に行う勤怠データの集計作業の手間を削減可能だ。

　勤怠の入力ミスやチェックミスを防ぐには、日次の勤務時間や年間・月間の残業時間、休日労働日数や早退・遅刻といった勤怠に関わる情報を自動集計するシステムが有効だ。さらに、給与システムから勤怠に関わる情報をCSVデータとして取り込むことで、従業員にWeb上から給与明細の共有も可能だ。勤怠以外のバックオフィス業務の効率化にも貢献する。

　今回は関彰商事、NEC、IEYASUに製品を提案してもらった。

関彰商事
初期費用：11万円〜
330円／月（1ID〜）

　日々の打刻や残業・有休といった各種申請、月次実績の自動集計、エラー・アラート管理、締め処理、給与システム連携データ出力までを全てクラウドで運用できる、就業管理クラウドサービス「タイムログDX」を提案する。

　タイムログDXは、インターネットに接続しているPC・タブレットなどの端末があれば、容易に利用を開始できる。そのため、専用端末の用意や専用アプリケーションのインストールは不要だ。また、スマートフォン専用画面を標準で提供し、直行直帰の場合でも、出先で打刻ができる。

　年間・月間の残業時間や有休の取得・申請処理状況といった、就業管理に関する情報を一画面に集約した「ダッシュボード」を搭載している。勤務実績のエラーは赤色に色分けされたり、有休取得状況や残業がグラフで表示されたりと、一目で分かりやすい画面設計となっている。

　コンプライアンス違反や不正行為を防止するため、タイムログDXは乖離時間を判定してアラート通知を行う「乖離時間管理」や、あらかじめ設定した打刻場所情報と現在地のGPS座標を照らし合わせ、不一致の際にはスマートフォン打刻の制限を行う「打刻場所管理」機能を用意している。さらに、ユーザーごとにPCのログオン、ログオフデータを自動連携できる「PCログ自動取得連携」機能オプションも備えている。

　業務の効率化を実現するため、外部システムとの自動連携オプションも利用できる。オービックビジネスコンサルタントの「給与奉行クラウド」とは、API連携が可能だ。

　どこでも場所を問わずに利用でき、就業管理に関する情報を一元的に集約する就業管理クラウドサービスだ。

NEC
330円／月（1ユーザー〜）

　1年に3回行われる無償バージョンアップによって、各種法改正に自動で対応する「クラウド型勤怠管理システム『勤革時』」（以下、勤革時）を提案する。

　勤革時は従業員の働く環境にあったさまざまな打刻手段を提供する。PCやスマートフォン、iPadの内蔵カメラを用いた顔認証や専用端末を用いた指紋認証、ICカードなどを用いることで勤怠の入力が可能だ。顔認証においては、優れた認証精度を有するNECの顔認証エンジンを使った「Bio-IDiom KAOATO」を搭載し、iPadの内蔵カメラで顔を撮影するだけで本人認証ができる。

　有給休暇や代休、独自の休暇制度といった休暇の管理、残業や有休などのスケジュールの申請・承認、給与システムへのインポート用データの出力を行う給与連携といった勤怠管理に必要な機能を備えている。そのため、幅広い勤怠ルールや就業規則に対応可能だ。さらに、オリジナルのシフトパターンを複数通り作成・管理できるため、フレックスタイム制や変形労働時間制の従業員の勤怠もまとめて対応できる。

　導入や運用に当たり不明点があっても、無償トライアルでの事前検証に加え、専門スタッフによるサポートが用意されているため安心だ。電話やメールで問い合わせを行う、またはマニュアルやオンラインヘルプを参照すれば、不明点を解消できる。さらに、成約後3カ月・6カ月目に配信される勤革時の活用ポイントをまとめたニュースレターを参照することで、勤革時をより有効に活用できる。

　従業員の打刻時間とPCのログオン／ログオフ時間の乖離を見える化・分析することで、自宅やサテライトオフィスといった離れた場所で勤務しているメンバーの管理も容易となる。ハイブリッドワークを促進してくれる勤怠管理システムだ。

IEYASU
有料プラン：110円〜／月
※31人以上の利用の場合
※30人以下の場合なら無料プラン

　PCやスマートフォン、ICカード・チャットツールからでも勤怠の入力が可能な勤怠管理システム「HRMOS勤怠」を提案する。

　HRMOS勤怠は高いカスタマイズ性を備える。有給休暇や夏季休暇・企業独自の休暇などのさまざまな休暇に加え、時間の端数処理ルールや所定時間・みなし労働時間といった企業独自の就業規則を設定できる。会社の就業規則に合った運用が可能だ。

　従来のタイムカード中心の勤怠管理では、手作業のため多く時間がかかってしまったり、勤怠管理が滞ったりしがちだ。HRMOS勤怠は、労働時間や残業時間、休日労働日数や早退・遅刻といった勤怠に関わる情報を自動集計する。月末のデータ集計の手間やタイムカードからの転記誤りを防げるのだ。さらに自動で作成される管理レポートでは、改正労働基準法においてリアルタイムで確認すべき残業時間や有休休暇取得数を確認できる。

　システムの定着を促すために、HRMOS勤怠は直感的に操作しやすい画面設計となっている。利用者画面は、スマートフォン対応のWebブラウザーと、iOS・Androidアプリケーションで閲覧できる。また管理者画面では、従業員の出勤状況を日次でリアルタイムに確認可能だ。残業している場合は色付けされるように設定もでき、一目で残業状況が分かるため、従業員の残業過多の防止につながる。

　年末調整を行うために必要な各申告書の作成、収集、管理と、給与計算システム連携用のデータ出力が可能な「年末調整」機能や、給与システムからCSVデータを取り込み、Web上から給与明細を従業員に共有可能な「Web給与明細」機能をオプションとして備えている。勤怠以外のバックオフィス業務も効率化する。

　休暇・残業申請など高いカスタマイズ性で、使いやすい勤怠管理システムを低価格で提供する。

※価格は全て税込