戸田覚の週刊「ジバラ」－自分働き方改革のススメ － 【第6回】

もう議事録は古い。最新の会議記録方法（1）

今回の「ジバラ（自分働き方改革）」は、新しい議事録の作成法について解説する。会議や商談を録音してその内容を紙にまとめて保存するという、従来からの議事録作りは効率的な作業とは呼べない。その後の利用のされ方を想定してそれに適した作り方を選択すれば、議事録作成の作業効率は大幅にアップする。

文／戸田 覚

議事録の役目は2つある

　今までの議事録作成が本当に必要な作業なのかもう一度考えてみたい。議事録の役目は大きく分けて2つある。１つは、確認のためのとりまとめだ。議題や決まったことを簡単にまとめてシェアする。気の利いた人がいると会議の後に送られてくるので、中身を確認して振り返ることができる。

　もうひとつは、内容をすべて記録して保管するものだ。重要な会議では議事録としてすべての発言を残す。また、普段の会議や商談でも出席できなかった人に会議そのものを伝えたいなら、すべて記録するべきだろう。

　議事録は確かに必要だし、それを否定するつもりはない。しかし、会議や商談のさなかに、必死に議事録を記録していると、自分の意見を言うのは難しく、単なる書記係になってしまう。本来会議に参加すべき人の役割を失わせてまで作成するのはムダだろう。また、会議に参加しない人に記録してもらうとしても、ヘタをすると1日掛かってしまう。人件費が見合わないケースも少なくないはずだ。もう一度、議事録の作り方を見直していこう。

録音はマストだがその先を考えよう

　会議や商談を録音するのは、もはや普通のことだ。「議事録のために録音をさせていただきますがよろしいですか？」と断って録音すればよい。普通なら、誰しもがOKと答えるはずだ。聞かれて困るような会議なら、機密保持契約などを結ぶべきで、その上で録音ができるはずだ。そもそも、議事録を作るのだから、特殊な事情がない限り録音して困ることはないのが普通だ。

　では、あなたはどうやって録音しているだろうか？

　いまでも、ICレコーダーで録音をしている人をよく見かけるが、残念ながら時代遅れで非効率だ。ICレコーダーでは記録したファイルをパソコンなどに転送して保存しなければならない。

　スマホの録音アプリを利用すれば、記録した音声ファイルをそのままクラウドストレージにアップロードできるので、手間が大いに節約できる。また、普段音楽を聴いているイヤホンなどで再生できるので、とても楽だ。

録音に向くアプリ

　スマホでの録音が広く普及して、対応するアプリも増えている。僕が取材などで録音する際には、特に変わったアプリを使うことはしない。録音したファイルをクラウドストレージにアップロードできればそれで十分だ。

　ところが、議事録を作る役目を担うなら、アプリ選びにも気を使いたいところだ。議事録作成には録音した音声をテキスト化できるアプリがおすすめだ。「声を認識してそのままテキストデータになる」と伝えると、多くの人が驚きの表情を浮かべる。その上で、目の前でアプリを立ち上げてデモをすると、だんだんに表情が曇っていく。いくつかのアプリで音声が認識できるのだが、正確に認識できるのは会話の7～8割といったところだ。声が小さかったり、滑舌が悪い人がいると、4～5割に落ちることもある。

「これでは使い物にならない」という人がいるのだが、果たしてそうだろうか？　僕は、十分に使えると思っている。とりあえず内容が把握できる程度のテキストデータがあれば、素早く会議を振り返れるからだ。録音を全部聞かなくても、決まったことを抜かすようなミスが防げる。

　僕が使っているのはiPhoneの「Recoco」だ。声が小さいと認識率が落ちるので、なるべくうまく録れるように工夫したい。各人の距離が近い少人数の会議ほどうまく使えるはずだ。自分が進行役を務めているなら、内容を切り替えるポイントで、話が変わることをしっかりと録音して見出し的に使えるだけでも楽だ。有料の音声認識サービスなどを使う手もあるが、無料アプリで試していくことから始めるとよいだろう。

　会議中には録音だけに作業を絞り込むことで、自分がやりとりに参加できるようになるのが大きなメリットだ。次回は、会議の内容をさらに完璧に記録する方法を紹介する。