Wordでアイデアを整理する方法（２）

連載２回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。

文／戸田覚

書類を作成する

　まずは、アイデアを出してうまく整理できたら、アウトラインの画面を閉じよう。画面上のリボンの右にある「アウトラインを閉じる」をクリックすればよい。

　すると、単なる箇条書きができあがるのだが、実は、見出し１、見出し２と階層に応じた書式の設定が自動でなされている。

　そこで、「デザイン」タブをクリックして「ドキュメントの書式設定」で好みのデザインを選んでみよう。しっかりと、見出し、小見出しが設定された書類ができあがるはずだ。今回は、２階層の書類を作成しているが、さらに下の３階層まで作ってもかまわない。また、デザインを決めてから、下階層や本文を入力してもいい。

まずは、アウトラインを閉じる

単なる箇条書きの書類ができあがったように思えるが、実は階層がしっかり作成されている

好みのデザインを選択する

デザインをいくつか切り替えてみた。きちんと見出しが設定されていることがわかる

PowerPointのスライドにする

　続いて、Wordのアウトラインファイルを利用してPowerPointのスライドを作成していこう。まず、Wordのファイルは普通に保存してアプリケーションを終了しておく。Wordでファイルを開いていると、うまく作業できないので注意して欲しい。

　PowerPointを起動したら、新規の書類を開く。真っ白なスライドが作成された画面になるので、「アウトラインからスライド」機能を利用してWordのファイルを読み込むのだ。作業はとても簡単だ。

PowerPointを起動したら、新規ファイルを作成する

「ホーム」－「スライド」－「新しいスライド」で「アウトラインからスライド」をクリックする

作成したWordのファイルを指定する

箇条書きがスライドに分かれる

　PowerPointでWordのファイルを読み込むと、第１階層がそれぞれのスライドの見出しになり、第２階層が内容の箇条書きになる仕組みだ。もちろん、第３階層を作成していれば、さらに下の本文等にレイアウトできる。この作業が自動で行われ、大量のスライドも一気に生成されるので、スライドを毎回作成していくよりも手っ取り早い。

　完成したスライドは、「デザインアイデア」を利用したり、「デザイン」で好みのパターンを選べば完成度が上がっていく。

　この方法を使えば、企画書とスライドがまとめて一気に作成できるのも見逃せない。説明用のスライドと、配布用の企画書の両方が作れるわけだ。