Excelのファイル共有で失敗しない方法

Microsoft Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。さて、そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。

文／戸田覚

スムーズに共有する

　今回はExcelを例に紹介するが、PowerPointやWordでも基本は同じだ。まず、ファイル共有をスムーズに行うための、いくつかある方法を理解しておこう。

　ファイルの共有は画面右上の「共有」ボタンをクリックして作業する。ファイルはOneDriveに保存しておくとスマートだ。ダイアログが開いたら、メールアドレスを入力するか、アドレス帳の宛先を入力して共有することもできるのだが、おすすめなのは「リンクのコピー」でリンクを取得する方法だ。

　これなら、好みのメールアプリでリンクを送信すればいい。また、Slackなどでもリンクを送ることができる。いまや、コミュニケーションの主役がメールで決まり――というわけでもないので、リンクを取得するのが確実だろう。

　なお、画面下の「コピーを送信」を利用すると、ファイルをコピーしたりPDF形式でメールで送ることができる。これも小ワザとして覚えておくと便利だ。

ファイルの共有はリンクを送る方法がおすすめ

リンクをコピーする。あとは、メールやSlackに貼り付けて送ればいい

PDFファイルなどを送ることも可能だ

ファイルのコピーを共有する

　メールなどでリンクを受け取った相手は、クリックするだけでブラウザー上のExcelが開いて、そのまま編集できる。もしくは、「Excelで編集」を選んでローカル環境でも作業できる。

　非常に手っ取り早いのだが、複数名で編集していると誰がなにをどう変更したのかがわからなくなる。もちろん、それぞれが別々のシートにデータを入力するようなケースではこれで問題ない。逆に、メンバーがExcelに習熟しているなら、あまり工夫はいらないだろう。だが、リテラシーの低い人が混じっていると、必要な情報を削除されてしまったり、予想外の箇所――例えば表の見出しなどを編集されてしまうことがある。OneDriveでは、ファイルの履歴を遡ることができるが、これとて、履歴がたまると遡るのが大変だし、万一保存されていないと最悪だ。

　トラブルが起きてからでは遅いので、大事なファイルの場合は最初に複製を作成しておき、その上で共有すると安心だ。

　OneDriveに保存したMicrosoft Officeのファイルは、自動的に上書き保存になっているケースが多い。改めて「ファイル」メニューより「コピーを保存」しておくことで、予備のファイルが作られるわけだ。