『Microsoft Copilot for Microsoft 365活用大全』（アクセンチュア　データ&AIグループ著）──Microsoft Copilotを使い倒す

Microsoft Copilot（コパイロット）とは、OpenAIの大規模言語モデルGPT-4をMicrosoft製品で利用できるサービスである。無料で公開されているChatGPTは、GPT-3.5をベースにしているが、GPT-4はその上位バージョンで、有料であり、ChatGPT Plusなどを通じて利用する。Microsoftは、OpenAIの筆頭株主であり、GPTの利用に関して優先的な権利を持っているため、こうした高度なサービスを提供できる。

しかし、Microsoft CopilotとMicrosoft 365の関連、ライセンスは少々複雑だ。本書で対象としているのは企業向けバージョンのMicrosoft 365 Businessであり、家庭向けのMicrosoft 365 FamilyやMicrosoft 365 PersonalでのMicrosoft Copilot Pro利用は対象外だ。企業向けのMicrosoft 365 Businessでも、月額899円のBusiness BasicではWeb版とモバイル版のアプリしか使えず、パソコン上で動作するデスクトップ版は月額1,874円のBusiness Standard以上が必要である。さらにCopilot for Microsoft 365の利用には1ユーザーあたり年額53,964円が追加で必要となる。小規模企業にとっては高額だが、生産性向上や効率化が実現できれば、その価値はあるだろう。

第1章と第2章では、Microsoft Copilotの紹介と導入について解説している。Web検索との違いやライセンス体系、セキュリティ、使用時の責任、プロンプトのテクニックなどが取り上げられている。Microsoft Copilotの応答に関しては、Microsoftは著作権を主張しないという。さらに「Microsoft Copilotの応答を利用したことが原因で起こされた訴訟では、Microsoftがユーザーを弁護し、和解金や賠償金を代わりに支払うことになっている」と、ユーザーに無用な負担をかけない制度が整っている。

「Microsoft Copilotを賢く使うための心得七箇条」では、次のような重要な心得が紹介されている。

1）「まずは使ってみる」マインドを大事にしよう
2）小さな成功体験を積み上げていこう
3）指示（プロンプト）はトライ&エラーで洗練させよう
4）人間の判断プロセスは必ず入れよう
5）相互に学ぶ姿勢を持とう
6）仕事のやり方を常に見直し、改良・改善し続けよう
7）人間らしい仕事にフォーカスしよう

これらの心得は、Microsoft Copilotに限らず、無料のChatGPTを含む様々な生成AIを利用する上でも有用だ。

本書の大部分は、Teams、Outlook、PowerPoint、Word、Excel、OneNote、Whiteboard、Power Automateの各アプリケーションでのMicrosoft Copilotの活用方法に焦点を当てている。各ページには画面ショットが豊富に使用され、具体的な操作手順が詳しく解説されている。

Teams
テレビ会議アプリであるTeamsでは、Microsoft Copilotを使った文字起こしが紹介されている。テレビ会議で生成AIをどう使うのかと思っていたら、後処理で一番面倒な発言の文字起こしをやってくれるというのだ。

会議で議事録の作成は必須だが、非常に手間がかかる。会議中に発言を記録するとなると、記録者は発言する余裕などなく、会議に参加するのがほぼ不可能だし、後から録音・録画を元に文字起こしをするとなると会議の実時間の2倍、3倍の時間がかかる。専門業者に外注するには相当の費用が必要だ。TeamsとMicrosoft Copilotで文字起こしが使えるなら、一挙に実現できるので効率化が実現できる。

単純に文字起こしをするだけでなく、英語の翻訳、意見相違点の洗い出し、議論の穴の洗い出し、会議の要約作成、未解決の質問の洗い出しなど、生成AIはここまでできるのかといった活用法が列挙されている。会議の議事録作成において、発言を自動で文字起こしする機能は非常に便利だ。

Outlook
メールアプリのOutlookではMicrosoft Copilotを利用することでメールの下書き、メールの要約、返信メールの下書き、メールの添削、メールの英訳・翻訳などが紹介されている。

「メール本文のトーン」というメニューでは「率直」「ニュートラル」「カジュアル」「フォーマル」「詩的」から選ぶことができる。下書きの長さを「短い」「中」「長い」から選ぶことも可能だ。プロンプトで「退職する上司＜人名＞へ感謝の気持ちを伝えたい」と入力すれば、いきなりそれらしいメールが生成されるという。

メールの添削機能では文章のトーンや明瞭さ、受け手の感情などの観点で改善点を提案してくれる。お詫びのメールのはずが、かえって相手を怒らせてしまうような人にはすごく欲しい機能だろう。

PowerPoint
PowerPointのテンプレートを使って、Microsoft Copilotと対話しながらプレゼンテーションを作ることもできるが、Wordでプレゼンテーションの流れを作成しておき、それを読み込ませてPowerPointプレゼンテーションにするという方法もある。スライドの1枚単位に分かれてしまうPowerPointよりも長文作成に向いているWordで構造を決めておく方が構成をしっかり推敲できるのではないだろうか。

生成AIだからこその機能としては、スライドの内容にあった画像の自動生成がある。プロンプトで、「AI企業英語トレーニングマニュアル」と入力すればビジネスパーソンの写真が挿入される。「英語トレーニングのカリキュラム・中級クラス」というスライドに不適切な写真が使われている場合には、「この画像をよりスライドに合った画像に差し替える」と指示することで、自動的に教室らしい写真に差し替えられる。

Word
Wordでの活用法については、下書き作成、既存文書の修正、既存文書の理解といった基本的なものが列挙されている。ここで注目したいのが文書校正。Wordにはこれまでも「校閲」という機能があり、スペルチェックと文書校正を行うことができ、欧文のミスタイプや日本語の「てにをは」が怪しいところなどを指摘してくれたが、Microsoft Copilotを使うことで

・スタイルやトーンに一貫性があるかどうか
・句読点の使用が適切かどうか
・文法的に正しいかどうか

といった、これまでの校閲機能ではチェックできない問題点まで指摘してくれる。ビジネス文書にはふさわしくない俗っぽい話し言葉なども確認できる。誤字・ミスの多い文書を書いて恥ずかしい思いをしなくて済むだろう。

Excel
Excelでは、単純に関数の使い方を教えてくれるといったものだけでなく、用途に応じた数式の提案、基礎分析、複数のビジネス指標（KPI）提案などといった活用方法が紹介されている。たとえば、プロンプトで「マーケティングROIを見るための数式列の候補を表示して」と訊ねると「=[@収益]/[@予算]」という式が示される。

Excelの内部機能として一体化されているので、ポイントとなるセルを太字・赤字で強調する、といった操作も「1000円を超える予算について、文字を赤く太くして」とプロンプトを書くだけで一発で完了するのもうれしい。

本書はMicrosoft 365を導入している企業で、さらに効率的な活用を目指す担当者におすすめだ。Microsoft 365 FamilyやPersonalのユーザーは直接これらの機能を利用できないのは残念だが、他の生成AIでも活用できるアイデアが多数紹介されている。