desknet's NEOで情報共有ツールを一本化した島根県大田市役所

オープンソースのソフトウェアでスケジュールや掲示板などの庁内システムを独自に構築・運用していた島根県の大田市役所。独自システムの運用面での課題やメールクライアントソフトウェアのサポート終了などが重なったことで庁内システムの根本的な見直しを図った。そこで、導入したのがネオジャパンのグループウェア「desknet’s NEO」だ。

　予定や情報の共有、チャット機能などを集約し、円滑な職員同士のコミュニケーションのためのハブとして活用されるツールの一つがグループウェアだ。島根県の大田市役所では、グループウェアにかかる導入コストの負担から、クライアントメール以外の「スケジュール」や「庁内掲示板」、「庁内設備予約システム」といった庁内システムをオープンソースのソフトウェアで独自に構築・運用していた。

「各機能を利用する場合は、機能ごとに切り替える必要がありました。スケジュールと庁内設備予約システムを組み合わせて同時に利用するといった機能連携ができないため、管理が煩雑になっていました。スケジュールにおいても、各課で管理しており、他部署との日程調整はメールや電話で行わなければならず、非効率な方法で実施していました」と政策企画部 情報企画課の担当者は当時を振り返る。

これらの庁内システムの運用を見直すきっかけとなったのが、長年利用していたメールクライアント「Windows live mail」のサポート終了だった。「メールクライアントの代替案として製品を検討する中で、メール、スケジュール、掲示板などの機能を備えたグループウェアを導入すれば管理負担などの課題も合わせて解決できると考えました」（担当者）

　desknet’s NEOの導入の決め手を担当者は次のように話す。「desknet’s NEOには、メール、全職員の予定が把握できるスケジュール共有機能、スケジュールと連携した庁内施設の予約機能など当市の必要とする機能が全て標準で搭載されていました。職員のITスキルを問わず、誰でも分かりやすい操作画面や、保守作業などのメンテナンス面も容易であることも採用の決め手です」

　大田市役所では、2018年3月1日から庁内システムをdesknet’s NEOへと完全移行した。「導入当初は旧システムとの並行運用期間を約2カ月間設け、職員に操作方法に慣れてもらうことから始めました。desknet’s NEOへの移行後も基本操作などに関する問い合わせはほとんどなく、庁内全体でうまく運用できています」（担当者）

　大田市役所の職員が日々活用しているdesknet’s NEOの機能が以下だ。

■desknet’s NEOの利用機能

・スケジュール
全庁全職員の予定共有を実現。他職員へのスケジュール追加も可能。電話や内線で行っていた予定の確認や日程の調整が不要となり業務効率化につながった。

・設備予約
スケジュール機能と連携できる。職員の予定と会議室や公用車などの予約が同時に行える。不要な空きや重複の予約などの手違いもなくなった。

・ウェブメール
部課と個人アカウントを使い分け、行政機関や外部事業者との通信に活用。所属ごとに作成している代表メールの送受信内容や未読／既読の状態を複数のメンバーで共有できる。

・インフォメーション
議会関連、来年度予算、合同の行事日程などの重要案件の告知に活用。スピーディーに情報共有できる。ログイン時に確認する習慣が全職員に定着した。

　desknet’s NEOを活用することで、職員同士のコミュニケーションが円滑になり、情報共有の幅も広がったという。機能間の連携や一つのポータル画面で全ての機能の一元的な管理と運用を実現し、従来環境の課題を解決できた。庁内の情報共有のスピードも大きく向上している。

　今後は、PCでログインしたドメインユーザーからdesknet’s NEOへのシングルサインオンや、desknet’s NEOから庁内の他システムへのシングルサインオンなどの機能を実装してさらなる業務効率化を図っていく予定だという。

「desknet’s NEOの導入により、職員同士のコミュニケーションや業務プロセスが大きく変化しました。当市では現状、テレワークを実施していませんが、desknet’s NEOは庁内以外の環境で働く職員同士の情報共有に大いに役立てられると考えています。また、desknet’s NEOにはウェブメールやスケジュールといったツールのほかに20種類以上の機能が搭載されており、十分に使いこなせていない部分があります。それぞれの機能の有用性を研究し、さらなる業務改善に取り組んでいきます」（担当者）