請求業務の電子化でテレワークを促進「BtoBプラットフォーム 請求書」

企業間における電子商取引に特化したサービス「BtoBプラットフォームシリーズ」を展開するインフォマートは、2021年1月にダイワボウ情報システム（DIS）とディストリビューター契約を締結。DISにて請求業務の効率化やペーパーレス化を実現するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 請求書」の取り扱いがスタートした。BtoBプラットフォーム 請求書は、サービス提供を開始した2015年から現在まで、約56万社の導入実績を持つ製品だ。その魅力や今後のビジネス展開などについて伺った。

　インフォマートが展開するBtoBプラットフォームシリーズは、1998年の創業当初に発売した食材の生産者と外食・小売業者が行う商談をインターネット上で実現できるマッチングサイト「BtoBプラットフォーム 商談」（旧名称：FOODS Info Mart）から始まった。“世の中の役に立ち、世の中に必要とされ、世の中に喜んでいただける事業を通じ、お客さまと共に会社も個人も成長し続け、社会に貢献していく”という企業理念のもと、企業間の商行為を効率化する「BtoBプラットフォーム 商談／受発注／規格書／請求書／業界ch（チャネル）／見積書／契約書」の7種類の製品ラインアップをそろえている。電話、ファクス、郵送などで行っている見積・販売・購買・請求といった商行為を電子化することで、経理部門における業務の効率化や生産性の向上、ペーパーレス化を実現できる。

「当社はお客さまからの声をもとにサービス展開しています。このたび、DISさまで取り扱いを開始したBtoBプラットフォーム 請求書も紙の業務を効率化したいというお客さまの要望に応えて誕生しました。創業当初は食品業界に特化したサービスを提供していましたが、請求業務は業種・業界を問わず発生します。幅広い企業からの需要が見込めると考えました」とインフォマート 執行役員 事業推進・戦略営業部門担当 木村 慎氏は話す。

　紙の請求書によるやりとりは、請求データの印刷や封入・封緘など相手先へ発送するまでの一連の作業に手間やコストがかかる。月に数百件にも及ぶ請求業務に対応しなければならないケースもあるだろう。万が一、郵送した請求書に不備があれば、再発行の対応が必要となりコストや経理部門の担当者の負担は増える一方だ。そうした紙によるデータを電子化することで企業間の請求書のやりとりをスムーズにし、業務の効率化やペーパーレス化を実現するのがBtoBプラットフォーム 請求書である。

　インフォマート パートナー営業部 部長 市川元樹氏は「コロナ禍によるテレワークの推進、帳簿管理の負担軽減やペーパーレス化の促進を目的とする『電子帳簿保存法』の改正（2020年10月）を契機に、経理部門の請求業務を紙ベースから電子データへと切り替える企業が増加傾向にあります。BtoBプラットフォーム 請求書の需要拡大を実感しています」と説明する。

　BtoBプラットフォーム 請求書は、企業間で発生する請求書の受け渡し業務を電子化し、業務の効率化を実現するクラウドサービスだ。電子請求書の発行・受取のほか、支払先に対して支払通知書や支払案内書を簡単に作成・発行できる「支払通知書機能」、未入金の取引先に対してシステムから督促を行う「督促機能」、銀行口座と連携した入金データの収集／照合・仕訳情報の入力・売掛金残高の確認といった消込業務を自動化する「消込機能」などさまざまな機能を搭載している。紙の請求書を発行する際に欠かせない印刷が不要となるためコストの大幅な削減が期待できる。加えて、データのアップロード／削除も簡単に行えるため、封入作業で発生しやすい書類の入れ間違いや入れ忘れなどの人的ミスも抑えられる。

　BtoBプラットフォーム 請求書は発行側、受取側の双方にメリットをもたらす。発行側は、自社の販売管理システムの売掛データをアップロードするだけで請求書を作成できる点だ。アップロード完了後、請求書のデータは自動で取引先へ送られる。紙による請求書の作成・印刷・封入などの作業が不要となるため、作業時間の短縮や発行にかかる郵送費などの経費を削減できる。取引先が受領した請求書を閲覧したかどうかなど、郵送では判断しづらいような状況確認も管理画面からすぐに行える。

　受取側は、取引先が請求書を発行後、即座に請求書の受領が可能になる。受領までに時間がかかる郵送と比較し、月次決算がスピーディーに行えるようになる。請求書の受取に各部署の担当者、上長などの複数人の社内承認フローを設けている企業も多いだろう。紙の請求書では各担当者の承認の有無を把握しづらいが、管理画面から承認ワークフローを可視化することで、内部統制も強化できる。

「請求業務は必ず相手先が存在します。BtoBプラットフォーム 請求書は、片方の企業だけではなく、双方向で利用することにより請求業務を効率化できるサービスです。請求書を受領する側の企業がBtoBプラットフォーム 請求書を導入していない場合、IDの取得が必要となりますが、登録が完了すれば、本製品の利用が可能です。一つのIDでほかの取引先からの請求書を受け取ることもでき、汎用性の高いプラットフォームとして機能します。本製品を導入していない企業に対しても、システムの利用を通して、請求業務の電子化によるメリットを実感していただく材料の一つにもなるでしょう」と木村氏はアピールする。

　BtoBプラットフォーム 請求書は電子帳簿保存法にも対応している。電子帳簿保存法とは、請求書や納品書といった取引に関する書類や取引内容を記載した仕訳帳などの国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律だ。税務上は帳簿書類の保管が7年間と義務付けられている。BtoBプラットフォーム 請求書は電子帳簿保存法にのっとり、電子データの請求書を10年間システム上で保管できる。「請求書の保管に対して、情報漏えいや改ざんなどのセキュリティリスクを懸念する声もあります。当社では、データのバックアップを毎日実施し、24時間365日のデータ監視体制を整えています。セキュリティ面も安心して利用していただけます」（市川氏）

　今後のDISとの展開について木村氏は「DISさまとディストリビューター契約を結んだことで、地方への展開を含め、販売店さまを通して全国展開を拡大・加速できることを期待しています。セミナーや勉強会など販売パートナーさまにインフォマートの製品を知ってもらう機会も計画しています」と展望を語った。